LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
del préstamo de documentos en las oficinas (en las oficinas se produce un trasiego de
documentos que es necesario controlar con el fin de no desmembrar ningún expediente)
y orientaciones para el archivo y llevanza de los documentos no transferibles (documentación
generalmente no original que no debe ser transferida para su preservación a largo
plazo y que la oficina considera oportuno conservar por su valor informativo puntual).
Indicaciones para la correcta conservación de documentos y eliminación de documentos
en las oficinas, que debe hacerse siempre de manera controlada, preservando en todo
momento el derecho a la intimidad de las personas cuyos datos estén contenidos en ellos,
de modo que se recomienda seguir siempre un proceso de destrucción certificada.
7.3 Gestión de la documentación semiactiva
Este apartado del Manual se ciñe al tratamiento de la documentación en estado semiactivo,
esto es, aquella que, habiendo agotado el plazo establecido para su permanencia en el
archivo de la unidad productora, es transferida para su conservación en el Archivo de la
organización. La semiactividad de los documentos se mantiene en tanto no adquieran valor
histórico o sean eliminados convenientemente, en tiempo y forma.
El Manual incidirá en que una vez agotado el trámite administrativo que motivó la creación
de los documentos, la necesidad de recurrir a ellos por parte de la unidad productora va decreciendo
de manera progresiva, hasta el punto de que no es preciso conservarlos en el seno
de la propia oficina. Este es un rasgo característico de la semiactividad. Al abordarla en el
Manual, es importante abarcar los siguientes aspectos:
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La documentación semiactiva presenta un valor primario atenuado, en contraposición al
valor primario máximo que tiene cuando la actuación administrativa en la oficina está en
su plenitud, y al valor secundario, que se corresponde a su etapa de valor histórico o de
investigación.
La determinación de las fases de actividad, semiactividad e inactividad de la documentación,
así como su destino final, junto con otras funciones, son competencia de la Comisión
de Evaluación Documental correspondiente.
Mientras presente el rasgo de la semiactividad, la documentación no puede eliminarse,
porque, aunque situada en una progresión ascendente hacia su inactividad, responde
plenamente a la eficacia del procedimiento administrativo que motivó su creación.
Convendrá destacar en el Manual que, una vez agotado el valor administrativo de los documentos,
en esta etapa se llevan a cabo las labores de expurgo y eliminación de aquella documentación
que no tenga valor testimonial o histórico de la evolución de la organización que
la haga susceptible de ser conservada con carácter permanente.
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En la determinación del momento de la transferencia del archivo de la unidad productora
a los depósitos del Archivo tiene especial trascendencia el análisis y evaluación de una
serie de factores, como por ejemplo:
- el volumen anual de la documentación generada,
- el número de series con las que trabaja la unidad,
- la disponibilidad del espacio en la oficina,
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.