LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Funciones del Archivo, a través de la normativa de referencia, y fines del sistema que éste
coordina.
Concepto de ciclo de vida de los documentos, como fundamento metodológico: correspondencia
con los tipos de archivos y los valores de los documentos (primario máximo,
primario atenuado y secundario).
Qué son los archivos de gestión (por ejemplo, “donde se codifican, organizan y conservan
los documentos durante un periodo determinado, hasta que son transferidos al
Archivo”), y forma en que interviene el Archivo en la fase activa del ciclo de vida de los
documentos, concretamente por ejemplo:
- Estableciendo pautas que permitan el acceso inmediato a la información necesaria para
la toma rápida de decisiones.
- Ayudando a establecer un buen control por parte de las diferentes unidades, tanto de
la creación como de la recepción de los documentos.
- Estableciendo normas reguladoras para la clasificación y organización de los documentos.
- Asesorando para conseguir una disminución de la multiplicación excesiva de documentos.
- Estableciendo actividades de formación para los usuarios de documentos activos en las
unidades productoras.
Importancia de diferenciar los “documentos de archivo” (o “documentos de función asignada”)
de los “documentos de apoyo informativo”, destacando las características de ambos.
Identificación y descripción de los grupos de documentos que se pueden encontrar en
un archivo de gestión (expedientes –con especial incidencia en las fases de su tramitación-,
carpetas de asuntos y libros de registro), junto con los tipos de documentos que
se pueden localizar en él (documentos de decisión –acuerdos, resoluciones-, documentos
de constancia –actas, certificados-, documentos dirigidos a la Administración –solicitudes,
recursos- y documentos de transmisión11 -oficio, nota interior, carta, saluda,
documentos de juicio, informes-).
Orientaciones en relación a cómo se organiza un archivo de gestión, consistentes en
normas generales (qué documentos deben conservar y durante cuánto tiempo, de quién
son responsabilidad, importancia de la clasificación, instrumentos para la recuperación
ágil y eficaz, importancia de las transferencias regulares de documentos), criterios para
la organización de los expedientes y carpetas de asuntos (sistema único de clasificación,
práctica regular de archivo, emisión de originales y sus características, mobiliario y material
para archivar documentos, eliminación de elementos degradadores –clips, grapas,
gomas, carpetas de plástico-, creación de cortes o fracciones de serie, procedimiento
de archivo, organización en carpetas y subcarpetas normalizadas y preparación de los
documentos para su transferencia al Archivo en el momento que le corresponda) y criterios
para organizar los documentos de apoyo informativo.
Normas para los instrumentos de control de entradas y salidas de documentos, control
11 A este respecto es ilustrativa la consulta del trabajo dirigido por Abati en 1995, citado en la bibliografía.