LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

7.1 Sistema archivístico
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Este apartado del Manual es con toda probabilidad el más importante, ya que proporciona
el necesario contexto sobre el que reposan las bases de la gestión de documentos y archivos
de la organización. Deben tratarse los siguientes aspectos:
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Concepto de sistema archivístico (por ejemplo, “marco en el que se definen, planifican,
implantan, desarrollan y evalúan los principios metodológicos, técnicas y herramientas
archivísticas que sirven de fundamento básico a la definición de políticas y normas que
rigen la gestión y el tratamiento documental de la organización”).
Metodología seguida para su creación (por ejemplo, los criterios contenidos en la norma
ISO 15489:2001 sobre gestión de documentos).
Base reglamentaria, sobre la que se asienta la responsabilidad del Archivo en cuanto a
garantizar la organización, accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio documental
en sus diferentes etapas: activa, semiactiva e inactiva.
Alcance, de modo que queden identificados los componentes del sistema archivístico y su
relación con los elementos que integran el programa de actuación archivística.
Componentes del sistema, esto es, marco normativo o regulador, los recursos tanto humanos
como materiales necesarios para el correcto funcionamiento del sistema y finalmente
un programa definido de actuación archivística. La combinación de estos tres
pilares dará lugar a un sistema archivístico más o menos desarrollado o eficiente en el
logro de sus fines.
Enumeración y breve descripción de los elementos del programa archivístico: clasificación
de documentos, evaluación y selección, descripción, informatización y formación
de usuarios. Estos elementos deben relacionarse entre sí, dotándose del oportuno contexto.
Debe quedar claro que la intervención archivística nace en la primera fase del ciclo
de vida de los documentos, al objeto de que las técnicas y herramientas archivísticas les
sean aplicadas en época temprana de la manera más eficiente posible. Una vez puestos en
marcha los elementos del programa se obtienen el cuadro de clasificación, las normas de
conservación, los formularios de transferencia, acceso y préstamo y el manual de normas
y procedimientos archivísticos.
Tipos de archivos, con la finalidad de señalar que la suma de los elementos del programa
archivístico más los instrumentos resultantes de su puesta en marcha hace posible la concreción
de los diferentes tipos de archivo existentes en las distintas fases del ciclo de vida
de los documentos: archivos de gestión, archivo intermedio y archivo histórico.
7.2. Gestión de la documentación activa (archivos de gestión)
Este capítulo del Manual es de gran impacto, habida cuenta de la importancia del tratamiento
archivístico en el mismo instante de la producción de los documentos y de la generación
del contexto archivístico. Aspectos relevantes a incluir:
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El papel de los documentos producidos por las organizaciones en relación a la transparencia.
Importancia de los archivos de oficina para la correcta gestión del procedimiento administrativo
y para la constitución del fondo institucional.
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.