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• • Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales La información errónea o desfasada, presentada como actual, genera desconfianza respecto a la visión de la organización (no sólo respecto a la política, norma o procedimiento afectados). En las tareas finales de revisión y aprobación, hay que tener presente que la reputación y credibilidad profesionales están en juego: es preciso ser extremadamente meticuloso, con repasos exhaustivos, para evitar errores. 7. El Manual de procedimientos: componentes No debemos olvidar en ningún momento los objetivos del Manual. Éste persigue constituirse en referente para las buenas prácticas en gestión de documentos en la organización y presentar, en su contexto, cada uno de los aspectos que integran su realidad documental: sistema de gestión de documentos y archivos, políticas y programas, más los roles de cuantas personas participan en el tratamiento documental. Así, es importante poner de manifiesto las relaciones entre el Archivo 9 (que ejerce de coordinador) y el resto de las unidades de la organización, y del mismo modo proporcionar a los actores suficiente información sobre el sistema archivístico, para que se reconozcan en él y se ubiquen en el contexto global. El Manual es fruto de la articulación del sistema archivístico, que a su vez es heredero de la adopción una serie de decisiones metodológicas, principios y técnicas en gestión de documentos y archivos. Dada esta necesidad de contexto, el enfoque de este apartado se basará en la interpretación dada en la Universidad Pública de Navarra 10 . 9 A lo largo de este apartado entendemos como Archivo la unidad responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y las operaciones con él relacionadas. Incluye las funciones de custodia y conservación de los documentos. 10 En la elaboración de ese apartado se han adoptado como referencia los principios y la metodología empleados en la elaboración del Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra (2006). 445 5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas. 446 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Figura 6: El programa de actuación en el contexto del proyecto de organización archivística de la Universidad Pública de Navarra (elaboración del autor). La estructura del Manual incluirá los siguientes componentes: 1. Sistema archivístico 2. Gestión de la documentación activa 3. Gestión de la documentación semiactiva 4. Gestión de la documentación de conservación permanente 5. Clasificación de los documentos 6. Descripción archivística 7. Asignación de metadatos 8. Transferencia de los documentos 9. Consulta de documentos 10 Préstamo de documentos 11. Conservación de los documentos 12. Plan de Prevención frente a Desastres 13. Programa de evaluación documental 14. Programa de documentos esenciales 15. Gestión de los documentos electrónicos 16. Programa de formación 17. Glosario
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