LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La información errónea o desfasada, presentada como actual, genera desconfianza respecto
a la visión de la organización (no sólo respecto a la política, norma o procedimiento
afectados).
En las tareas finales de revisión y aprobación, hay que tener presente que la reputación y
credibilidad profesionales están en juego: es preciso ser extremadamente meticuloso, con
repasos exhaustivos, para evitar errores.
7. El Manual de procedimientos: componentes
No debemos olvidar en ningún momento los objetivos del Manual. Éste persigue constituirse
en referente para las buenas prácticas en gestión de documentos en la organización
y presentar, en su contexto, cada uno de los aspectos que integran su realidad documental:
sistema de gestión de documentos y archivos, políticas y programas, más los roles de cuantas
personas participan en el tratamiento documental.
Así, es importante poner de manifiesto las relaciones entre el Archivo 9 (que ejerce de coordinador)
y el resto de las unidades de la organización, y del mismo modo proporcionar a los
actores suficiente información sobre el sistema archivístico, para que se reconozcan en él y
se ubiquen en el contexto global.
El Manual es fruto de la articulación del sistema archivístico, que a su vez es heredero de la
adopción una serie de decisiones metodológicas, principios y técnicas en gestión de documentos
y archivos. Dada esta necesidad de contexto, el enfoque de este apartado se basará
en la interpretación dada en la Universidad Pública de Navarra 10 .
9 A lo largo de este apartado entendemos como Archivo la unidad responsable de la planificación, implantación y administración
del programa de tratamiento de documentos y las operaciones con él relacionadas. Incluye las funciones de custodia y conservación
de los documentos.
10 En la elaboración de ese apartado se han adoptado como referencia los principios y la metodología empleados en la elaboración
del Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra (2006).
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.