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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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6.2 Presentación y formato
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
En cuanto a la presentación, ésta tiene que ser robusta, para resistir el uso cotidiano, y constar
de hojas móviles para facilitar la puesta al día. Es importante cuidar la calidad de la edición y
presentación, de manera que favorezca la lectura del texto, que hay que admitir que es arduo.
Por lo que respecta al formato de escritura, existen una serie de recomendaciones:
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El formato debe ser uniforme, para evitar confundir al lector.
El formato debe facilitar la lectura y la localización de la información requerida en cada caso.
El lector debe poder comprender la base de la política o programa y el propio procedimiento
en las primeras páginas.
6.3 Redacción 8
La redacción es también un aspecto relevante a tener en cuenta. Algunas recomendaciones
respecto al estilo son las siguientes:
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El redactor debe estar familiarizado con las normas de gramática, ortografía y puntuación.
Es importante organizar las ideas: el lector precisa que la información le sea transmitida
de forma fácil de retener, para poder aplicarla después.
Un método eficaz consiste en dividir cada apartado en las partes que lo componen, analizar
las partes de manera sistemática y desarrollar cada parte. A continuación deben
conectarse las distintas partes, de acuerdo con un orden lógico.
En relación a la claridad de la escritura es importante tener en cuenta algunos aspectos:
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Cada frase debe significar exactamente lo que se quiere decir, eliminando la posibilidad
de una mala interpretación.
Si el mensaje es claro, se expresa mejor de manera concisa.
El nivel de lectura debe ser adecuado a los lectores: no deben escribirse como manuales
universitarios que requieren un estudio exhaustivo.
Usar ejemplos e ilustraciones para una mejor comprensión.
Si se usa lenguaje técnico (jerga), debe incorporarse un diccionario.
Si se usan abreviaturas, deben desarrollarse la primera vez que se usan, seguido de la abreviatura
utilizada, entre paréntesis.
En cuanto a tiempos verbales se usa habitualmente el presente, preferiblemente en tercera
persona.
Las frases deben tener como máximo 20 palabras.
La primera frase de un párrafo debe expresar la idea principal, y la última debe redactarse
con precisión y ser breve.
Muy importante: las políticas o programas, normas o procedimientos en vigor que no
recojan las prácticas en uso son más perjudiciales para el trabajo en una organización que
la inexistencia de tales políticas, normas o procedimientos.
8 La redacción es una cuestión nuclear en la elaboración del Manual. Véase Page, pp. 59-64.