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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
tradición del continuo de los documentos. Aunque pueda parecer lo contrario, si ha llegado
a considerarse una buena norma de gestión de documentos no es, a nuestro juicio, por su
carácter innovador, sino, precisamente, porque de manera muy lineal y limpia describe los
convencionales procesos a los que los profesionales están habituados, con alguna excepción
conceptual y terminológica que en las tradiciones de habla hispana ha generado algún malestar.
De manera significativa, por ejemplo, ISO 15489 concibe la clasificación de manera
mucho más amplia de lo que se concibe en tales tradiciones, e incorpora términos que, lejos
de constituir anglicismos, reflejan más bien realidades procedentes de otras tradiciones, las
nuevas realidades de la gestión de documentos, o las nuevas realidades tal y como existían
en el año 2001. Decimos tal y como existían en el año 2001, porque en estos últimos años
la realidad de los modos de producción y gestión de documentos ha sufrido muchas modificaciones,
como tratamos de sugerir algo más arriba, de manera que la norma está siendo
revisada en la actualidad para adecuarla a la aproximación que en lenguaje ISO se conoce
como “management systems standards” o MSS. Esta aproximación convierte a la norma en
una entre otras de una familia de normas de gestión de documentos, bajo el paraguas de las
normas básicas de fundamentos y vocabulario, y de requisitos. Somos de la opinión de que
una severa revisión, a la vista de los complejos e integrados sistemas de información contemporáneos,
era necesaria; más cuestionable es la a corto plazo convivencia de una norma
para gestionar documentos en el año 2001 con normas de más amplio alcance para gestionar
documentos en el año 2010, y en una realidad tecnológica por completo diferente. Es decir,
una revisión de ISO 15489 para hacerla compatible con “la nube” –sistemas progresivamente
distribuidos, interconectados y multipropósito, inscritos en sistemas de información y conocimiento
más amplios; documentos generados también de manera distribuida, orientación
hacia el proceso más que hacia el documento, exención de responsabilidad, riesgos asociados
a la privatización de las burocracias, etc.- hubiera dejado a la norma en el lugar de primer orden
que le corresponde. Con la aproximación MSS y en un mundo de documentos a los que
difícilmente se les puede llamar tal, la norma corre peligro de desaparecer por innecesaria. En
el mejor de los casos, corre peligro de permanecer en sistemas tradicionales y marginalizados,
hasta su inevitable extinción. La contrapartida divertida de este problema es que las normas
que vienen a, no a reemplazar, sino más bien a subsumir, a la actual ISO 15489 tampoco
abordan con seriedad las nuevas realidades de producción y gestión de documentos.
3. Requisitos funcionales y diseño de sistemas
La propia ISO 15489 dedica una sección al diseño de sistemas, basado en este caso en la
durante mucho tiempo loada y desde hace algunos años cuestionada metodología DIRKS,
un proceso en ocho pasos para que las organizaciones diseñen o mejoren sus prácticas de
gestión de documentos y de información 25 . DIRKS se concreta en un manual –Designing
and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual- que describe los ocho pasos de
la metodología e incorpora un cierto número de apéndices, que constituyen tanto herramientas
para ejecutar la metodología como productos de la misma. En realidad DIRKS es
una buena metodología para diseñar sistemas de documentos o de información, y creemos
que las críticas que ha recibido últimamente –por ejemplo, que excluye las necesidades de
responsabilidad, que excluye realidades no organizativas, o que resulta demasiado lineal- no
25 DIRKS: Managing business information. Canberra: National Archives of Australia, 2007. URL: http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKS-manual.aspx
(Consulta: 10-11-2010).
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2 Normativa de referencia