LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Número de depósitos donde archiva la unidad, identificación del depósito, criterios de
archivo en depósito, antigüedad de los documentos, tipo de mobiliario, tipo de unidades
de instalación, metros lineales de documentación existente en oficina y depósitos,
crecimiento anual, soporte / formato de los documentos, estado de conservación de los
documentos, disponibilidad de espacio en la oficina.
Agrupaciones documentales, clasificación, series documentales, fracciones de corte de
series, eliminación de documentos, instrumentos de control documental, formación en
gestión de documentos y archivos, percepción del trabajo desarrollado hasta la fecha,
percepción de necesidad de un plan de archivo global, frecuencia de archivo en la unidad,
valoración en cuanto a localización y recuperación de los documentos.
Informática aplicada a la gestión de documentos, conocimientos relativos a tipos relevantes
de documentos, práctica de registro de documentos, procedimiento de firma de originales.
5.2 El informe-diagnóstico
Una vez concluida la encuesta, es posible redactar un informe-diagnóstico, al objeto de ofrecer
una panorámica de la situación documental de la organización, en el que consten de manera
concisa los puntos más conflictivos y donde destaque la incidencia positiva de la articulación
del programa de actuación archivística. El informe constará de las siguientes partes:
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Presentación del informe, donde consten los objetivos planteados, metodología seguida
y datos generales.
Comentario sistemático de los datos de la encuesta, elemento por elemento.
Conclusiones, destacando aspectos positivos y negativos, así como lo considerado como crítico.
5.3 Definición de un programa de actuación archivística
El programa de actuación archivística figura como complemento al informe-diagnóstico,
con los siguientes fines:
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Proporcionar economía y eficacia a las oficinas mediante transferencias a depósitos centralizados.
Aplicar prácticas elementales de control, descripción y recuperación de los documentos.
Impulsar las actuaciones por parte del Archivo.
Dotar a la institución de un sistema de gestión integral de documentos y archivos, coordinado
por el Archivo.
5.4 Implantación de las claves de gestión de documentos
Una vez aprobado el programa de actuación archivística por el cuadro directivo de la organización, es
momento de establecer las claves para el óptimo funcionamiento del sistema archivístico:
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Un reglamento, como concreción de la política de gestión documental de la organización.
Un cuadro de clasificación, adecuado a las funciones, actividades y actuaciones desarrolladas
por la organización.
Un programa de evaluación documental, que permita disponer de un calendario de conservación
operativo a corto plazo.
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.