LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Trazabilidad
Disposición
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
4.2.4 Los instrumentos: importancia de documentar los procesos
No tienen menor importancia los instrumentos de la gestión de documentos, que la norma concreta
en principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad)
y secundarios (fundamentalmente tesauro, glosario, marco normativo, análisis de riesgos y
documentación de los procesos). Es precisamente en relación con la documentación de los procesos
cuando la norma incide directamente en la necesidad de un Manual de procedimientos:
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Las responsabilidades en los procesos de gestión de documentos (clasificación, indización,
revisión y disposición) deben especificarse con claridad.
Todas las decisiones sobre qué documentos deben incorporarse al sistema y por cuánto tiempo
conservarse, deben estar claramente documentadas y sometidas a la dirección ejecutiva.
Deben incluirse las instrucciones relativas a la transferencia de documentos a modos alternativos
de almacenamiento.
Es probable que esta documentación deba someterse a una instancia externa (autoridad
archivística, auditores) para obtener la aprobación correspondiente.
5. Contexto para la elaboración del Manual de procedimientos
Existen unas etapas previas, relacionadas con la definición y articulación del sistema archivístico
de una organización, sin las cuales no es posible abordar la realización de un Manual
de procedimientos.
Es preciso, en primer lugar, un conocimiento tanto de la misión, funciones y actividades
de la organización, como del entorno en el que ésta opera 7 . Sólo así podrán adoptarse las
decisiones metodológicas adecuadas a cada contexto y, en consecuencia, plantear un determinado
un sistema de gestión documental –por ser el más adecuado-, que contemple el
desarrollo normativo y reglamentario y la dotación de los recursos necesarios para acometer
con garantías de éxito un programa de actuación archivística.
5.1 La encuesta
En dicho contexto, es preciso partir de una encuesta, como fuente de información básica, al
objeto de obtener datos suficientes sobre los que fundamentar un proyecto que contemple
el programa de actuación archivística.
La encuesta debe ejecutarse mediante una visita personal, teniendo como interlocutores tanto
a los responsables de las oficinas productoras como a los empleados que aplican técnicas
de gestión de documentos a nivel básico.
La encuesta debe incluir, como mínimo, los siguientes grupos de elementos:
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Fecha de realización de la encuesta, unidad, responsable, responsables de gestión documental,
dependencia jerárquica, año de creación, denominaciones anteriores, funciones / actividades.
7 En cuanto a las etapas para la definición e implantación de un sistema archivístico en una organización, basado en una encuesta
e informe-diagnóstico, véase Llansó, 2003.