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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
gestión de documentos y archivos en un único documento de referencia. Contribuye a ello, sin
duda, la definición de términos y conceptos mediante el establecimiento de las características
del documento (auténtico, íntegro, fiable y disponible), de los instrumentos, de los sistemas
que sirven de contexto para estos documentos y de los procesos para su adecuada gestión.
Estos procesos, señala la norma, deben estar siempre documentados, lo que tiene una enorme
relevancia de cara a la elaboración de manuales de procedimientos en gestión de documentos
y archivos. La norma recoge incluso, en su apartado 5, la categoría de “códigos de buenas prácticas”
entre los elementos que constituyen el marco normativo de toda organización.
4.2.2 El programa de gestión de documentos como requisito
Entre los requisitos de la gestión de documentos que la norma establece como nucleares
figura la necesidad de que exista un programa de gestión de documentos, que abarque diferentes
aspectos (apartado 7.1), que tendrán su lógica influencia a la hora de articular la
estructura del Manual de buenas prácticas:
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Decisión sobre cómo organizar los documentos.
Decisión sobre la forma en que los documentos deberían ser creados e incorporados al
sistema, y las tecnologías a utilizar.
Determinación de los metadatos que deberían crearse con los documentos y a lo largo de
los procesos de su gestión, y cómo se vincularán y gestionarán a lo largo del tiempo.
Determinación de los requisitos para recuperar, utilizar y transmitir documentos durante
los procesos de actividad y los plazos de conservación necesarios.
Evaluación de los riesgos derivados de la ausencia de documentos que testimonien las
actividades realizadas.
Conservación de los documentos y accesibilidad a lo largo del tiempo.
Cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y política de
la organización.
Garantía de conservación de los documentos en un entorno seguro.
Garantía de que los documentos sólo se conservan durante el período de tiempo necesario
o requerido.
Identificación y evaluación de las oportunidades para una mejor creación o gestión de
documentos.
4.2.3 Los procesos de gestión de documentos
La norma identifica también los procesos de la gestión de documentos, entendidos como
elementos clave para llevar a cabo una buena gestión documental en las organizaciones:
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Incorporación o captura de documentos
Registro
Clasificación
Almacenamiento y manipulación
Acceso
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.