LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Mejora continua - La evaluación documental como elemento clave para la mejora.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión - Importancia de señalar el valor
primario de los documentos e importancia de la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor - Establecidas en las políticas, el
entorno normativo y reglamentario.
También interesa, a nuestros efectos, destacar las definiciones de proceso y procedimiento
que contiene la norma ISO 9000 (proceso: “cualquier actividad o conjunto de actividades,
que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados”; procedimiento:
“forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”), así como los tipos de
documentos existentes (apartado 2.7.2 de la norma):
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Manuales de calidad
Planes de calidad
Especificaciones
Directrices
Procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes (los primeros vienen
definidos como “documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las
actividades y los procesos de forma coherente”)
Documentos de calidad (registros
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4.2 Las buenas prácticas en gestión de documentos y archivos en la norma
ISO 15489
4.2.1 Características fundamentales de la norma ISO 15489
La norma ISO 15489 de 2001 se caracteriza en especial por erigirse en un marco de referencia
consensuado internacionalmente para las buenas prácticas en gestión de documentos
en las organizaciones, tanto privadas como públicas, de cualquier tamaño o ubicación, de
aplicación tanto sobre documentos analógicos como electrónicos.
No cabe duda de que la norma ISO 15489 es un hito de impacto mundial para los profesionales
de la gestión de documentos y archivos, por su amplia visión de los principios y reglas nucleares
en gestión de documentos y por el hecho de que constituye una sólida base para las buenas prácticas
en gestión de documentos, útil para todos los profesionales, por muy cualificados y por
mucha experiencia que tengan. También constituye un puente de comunicación útil para todos
los implicados en la gestión de los documentos en las organizaciones (directivos, administradores,
archiveros, informáticos y empleados de cualquier nivel que trabajan en documentos).
La norma constituye asimismo una herramienta eficaz para la medición del grado de adecuación
del sistema de gestión de documentos y archivos de cualquier organización, al proporcionar
unas pautas de referencia. Deviene, de este modo, en un único modelo metodológico
y conceptual (viene a constituir un “manual de manuales”), al integrar las buenas prácticas en
6 La traducción al español de las normas ISO relativas a sistemas de gestión de la calidad ha generado confusión al imponer
“registro” como equivalente en castellano del término inglés “record” (documento de archivo). Véase Llansó, 2009, p. 43 y
siguientes.