LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Figura 1: Políticas, normas y procedimientos.
2.5 El sistema como contexto archivístico
Es imprescindible contextualizar el Manual de buenas prácticas en el sistema de gestión de
documentos de una organización (figura 2). El sistema de gestión de documentos se sustenta,
en su representación, sobre los elementos o instrumentos de gestión archivística y la
metodología empleada en su definición.
Por una parte, los elementos o instrumentos se concretan en el inventario de series (fruto del
proceso de identificación), cuadro de clasificación y calendario de conservación, que son los
componentes primarios del Manual de buenas prácticas, entendido como compendio del
programa de actuación archivística de una organización.
En este punto, el Manual de buenas prácticas incide tanto sobre normas y procedimientos
de gestión, entendidos como puramente operativos (transferencia, consulta, préstamo,
reprografía, eliminación, actuación frente a desastres) como sobre políticas y programas
concretos, que proporcionan contexto conceptual (como la evaluación, el acceso, conservación
y prevención frente a desastres, determinación de documentos esenciales), del
mismo modo que incluye elementos tanto operativos como conceptuales (organización,
descripción y formación).
El Manual tiene en cuenta todos los soportes en que estén registrados los documentos (electrónicos,
en papel, audiovisuales, gráficos), teniendo en cuenta sus peculiaridades (especialmente
en el caso de los documentos electrónicos: tratamiento, seguridad, administración,
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.