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2 Normativa de referencia
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Una vez más, la definición de norma técnica del International Records Management Trust
(IRMT) quizá resulte más cercana a la orientación del presente capítulo:
Las normas técnicas existen para asegurar que los productos y servicios son de alta
calidad, seguros y fiables. Las normas técnicas también ayudan a las organizaciones
a satisfacer cotas que puedan haber sido establecidas por la dirección o por revisores
externos. Y las normas técnicas son las herramientas mediante las que los auditores y
otros pueden determinar si una organización ha logrado estas cotas o fines 20 .
Creemos que las normas que brevemente se describen a continuación satisfacen este criterio,
sin abandonar el requisito de construir regímenes de gestión de documentos de calidad. A
efectos de claridad expositiva, en lo que sigue enunciamos, y en su caso brevemente describimos,
las normas seleccionadas de acuerdo con su funcionalidad en una secuencia de gestión
de documentos, más que con su origen orgánico. Aunque esta aproximación es más sencilla,
puede que también excluya potencialmente aún más normas de relevancia. Sin embargo,
nos ha parecido que de este modo el texto ganaba en legibilidad. Hemos realizado no obstante
algunas excepciones; así, dedicamos la primera de las siguientes secciones a una breve
descripción y problematización de la que hasta ahora ha sido la norma de gestión de documentos
por excelencia, ISO 15489 21 , en tanto en cuanto hasta cierto punto ha constituido
el marco para el desarrollo del régimen de gestión de documentos más conocido y fiable en
la actualidad. Tampoco hemos insertado en secuencia la normativa acerca de metadatos, en
la medida en que creemos que los metadatos son un área transversal que atraviesa todos los
procesos de la gestión de documentos. Por último, hemos preferido dejar en su lugar tradicional
las normas relativas a conservación a largo plazo, a pesar de que somos conscientes de
que, particularmente en espacios digitales, la conservación comienza con la creación 22 .
2. La norma ISO 15489 de gestión de documentos
La bien conocida norma ISO 15489 apareció en el año 2001, tomando como norma de
base la norma australiana AS 439023 , y dividida en dos partes, la primera de ella enfocada
hacia la provisión de consideraciones generales, y la segunda enfocada hacia la provisión
de directrices. Tal y como ha explicado Joaquim Llansó24 , el logro de un acuerdo internacional
fue conflictivo, quizá por proceder de la tradición del continuo de los documentos,
y el debate posterior a su aprobación tampoco ha sido pequeño, aunque en general existe
un alto grado de acuerdo en la afirmación de que es una buena norma de gestión de documentos
y, de hecho, su grado de implantación, o al menos de traducción, en todo el
mundo es considerable.
Aunque enfatiza su vinculación con los requisitos de calidad, las necesidades de responsabilidad
no están ausentes de sus objetivos, quizá también como resultado de su origen en la
20 Millar, Laura, General Editor, Training in Electronic Records Management. Module 1: Understanding the Context of Electronic
Records Management. London: International Records Management Trust, 2009, p. 47.
21 UNE-ISO 15489-1: Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades. Madrid: Aenor, 2006;
UNE-ISO/TR 15489-2: Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. Madrid: Aenor, 2006.
22 Duranti, Luciana (ed.), La conservación a largo plazo de documentos electrónicos auténticos: hallazgos del Proyecto Inter-
PARES. Cartagena: Ayuntamiento: 3000 Informática, 2005.
23 AS4390: Australian Standard for Records Management. Canberra: Standards Australia, 1996.
24 Llansó Sanjuán, Joaquim, “La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2. Análisis y contenido / Aplicación de la norma”. En: Arch-e: revista
andaluza de archivos, nº 1, mayo 2009, pp. 1-17.