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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Ejemplos: políticas de gestión de documentos activos, semiactivos e inactivos.
2.4.2 Programas
Como programa se entiende la “serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo
un proyecto” (Diccionario de la Real Academia de la Lengua - DRAE). Aplicado sobre la
gestión de documentos y archivos, el programa presenta las siguientes características:
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Está asumido por una política institucional.
Responde a una planificación.
Implica la dotación suficiente de personal capacitado.
Está implantado.
Es evaluado y revisado.
Se concreta en un conjunto coordinado de programas específicos.
Ejemplos: programas de organización, de formación, de documentos esenciales, de evaluación
documental.
2.4.3 Normas
Por su parte, como norma debe entenderse la “regla que debe seguir o a que se deben ajustar
las conductas, tareas, actividades, etc.” (Diccionario de la Real Academia de la Lengua -
DRAE). En su aplicación sobre la gestión de documentos y archivos, las normas presentan
una serie de características:
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Responden al “qué hacer”.
Supone una interpretación determinada ante distintas posibilidades.
La concreción de las normas da lugar a procedimientos, esto es, el “cómo”.
Ejemplos: Normas de descripción, de clasificación, de ordenación.
2.4.4 Procedimientos
En cuanto a la noción de procedimiento, éste consiste en el “método de ejecutar las cosas” (Diccionario
de la Real Academia de la Lengua - DRAE). Cuando es aplicado en el ámbito de la
gestión de documentos y archivos, los procedimientos presentan una serie de características:
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Responden al “cómo hacer”.
Corresponden a una sucesión de actuaciones con una misma finalidad.
No deben dejar nada al azar.
Existe siempre un punto de inicio y un punto de conclusión.
Pueden, o deberían, diagramarse.
Ejemplos: Procedimiento de transferencia, de préstamo, de asignación de códigos de clasificación.