LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Al estar por escrito, los gestores toman las decisiones de acuerdo con las que adoptan
otros gestores de áreas funcionales próximas.
Las decisiones se toman de acuerdo con los objetivos trazados por el organismo.
Nacen para apoyar la visión estratégica del organismo, a través del análisis de los procesos
de gestión.
La visión se materializa cuando las políticas, las normas y los procedimientos se ponen
por escrito, se aprueban, se comunican y se implantan.
Con su definición e implantación aumentan la confianza y la percepción de afianzamiento
del trabajo.
Su contenido no debe violar deliberadamente las distintas normas, regulaciones o leyes
relativas a la actividad en la que operan las organizaciones.
Señalan claramente los límites en el trabajo de las personas, de manera que cualquiera
sabe con antelación qué respuesta le darán los demás cuando tomen decisiones.
Hacen posible que los directivos controlen los acontecimientos con antelación a que éstos
se produzcan.
El sistema de políticas y programas, normas y procedimientos debe estar coordinado por
un órgano o departamento ligado a la persona que tiene autoridad para su aprobación final,
o al menos tener acceso a ella. Se pretende así evitar los problemas derivados de lealtades
compartidas o la falta de comunicación.
Por otra parte, la secuencia “políticas” o “programas” - “normas” – “procedimientos” de gestión
de documentos presenta una serie de rasgos definitorios:
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Constituyen una secuencia de imperativos, que cubren desde lo más general hasta lo más
específico.
No pueden existir procedimientos (“¿cómo hacer?”) sin normas (“¿qué hacer?”), ni éstas
sin políticas o programas2 (“¿por qué?”, “¿dónde?”, “¿cuándo?”) previamente definidos.
Constituyen la columna vertebral del sistema de gestión documental de una organización.
2.4.1 Políticas
Como políticas cabe entender aquellas “orientaciones o directrices que rigen la actuación
de una persona o entidad en un asunto o campo determinado” (Diccionario de la Real
Academia de la Lengua - DRAE). Al aplicarse sobre la gestión de documentos y archivos las
políticas presentan las siguientes características:
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Responden al “por qué”, “dónde” y “cuándo”.
Contextualizan un ámbito concreto de actividad de la institución (la documental), su utilidad
y fundamento metodológico, preparando su concreción en un programa específico.
Definen las responsabilidades de los diferentes actores, otorgando la coordinación al
Archivo.
2 Una simple consulta en un buscador de Internet pone de manifiesto que, en la praxis, no existe un consenso en la interpretación
de los límites entre una política y un programa de gestión de documentos, hasta el punto de que su uso es indistinto. En este
trabajo se procura, sin embargo, delimitar ambos conceptos.
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.