LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de vida de los documentos, sistema de gestión de documentos, políticas de gestión de documentos,
programas de gestión de documentos, normas de gestión de documentos, procedimientos
de gestión de documentos.
2.1 Gestión de documentos y administración de archivos
Cabe situar el concepto de “gestión de documentos y administración de archivos” en relación
con la denominada “archivística integrada”, formulada explícitamente en el Congreso
Internacional del Consejo Internacional de Archivos celebrado en Montréal en 1992.
Este concepto incide fundamentalmente en el “área de la gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición
de los documentos” (Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional
de Archivos, 1984), e incluye la gestión de los documentos conservados con carácter
permanente.
2.2 Ciclo de vida de los documentos
El ciclo de vida de los documentos puede definirse como la secuencia de fases de actividad,
semiactividad e inactividad en las que se estructura la vida del documento, desde su creación
hasta su conservación definitiva, en consideración de su importancia como testimonio histórico,
o bien hasta su eliminación una vez agotado su valor administrativo.
Se corresponde, grosso modo, con los tres tipos de archivos: de gestión u oficina, intermedio
e histórico.
2.3 Sistema de gestión de documentos
Cabe definir el sistema de gestión de documentos como el marco en el que se definen, implantan
y evalúan los principios metodológicos, las técnicas y los instrumentos que sirven de
fundamento básico al desarrollo de políticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de
los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones para
su organización, conservación, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.
2.4 Políticas, programas, normas y procedimientos
Puede decirse que las políticas y programas, normas y procedimientos son aquellos referentes
que proporcionan límites, alternativas o pautas generales a los que deben tomar decisiones,
de manera que ayudan a definir instrucciones, esto es, facilitan un entendimiento común
acerca de la interpretación de una política. Las políticas y los programas, las normas y los
procedimientos permiten llevar a cabo la gestión sin intervención constante del responsable,
y una vez establecidos hacen posible que otros trabajen de acuerdo con esa estructura. Presentan
las siguientes características 1 :
•
•
Se adoptan en forma de mandatos, porque cubren situaciones o procesos recurrentes.
Reducen las decisiones individuales, de manera que los gestores necesitan únicamente
prestar atención especial a los problemas ocasionales que no estén cubiertos por una política
o procedimiento específicos.
1 En la bibliografía se citan algunas referencias interesantes en esta línea.