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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
9.8.4.7 T. Séptimo: De las disposiciones complementarias
En todo documento normativo en este rubro se consignan las disposiciones que coadyuvan
a su mejor aplicación. Se constituyen en una ayuda técnica-jurídica para darle coherencia a
las disposiciones del RSAI y deberán tenerse en cuenta para otras situaciones normativas. Se
enumeran como Primera, Segunda, Tercera, etc. Por ejemplo: Las disposiciones del presente
reglamento no formarán parte de otras disposiciones normativas, de ser necesario su enunciado,
se hará referencia a la norma concordante o correspondiente.
9.8.4.8 T. Octavo: De las disposiciones transitorias
Disposiciones que se aplicarán de manera temporal para la adecuada implementación del
SAI. Siempre es recomendable revisar la transitoriedad para no dejar vacíos legales por la
emisión de la nueva norma. En las disposiciones transitorias se puede incluir la entrada en
vigencia del RSAI, la que no necesariamente tiene que ser al día siguiente de su publicación,
pudiéndose señalar el tiempo de ‘vacatio lege’ en el que la norma aun no estará vigente.
Pueden incluirse las disposiciones derogatorias, y disposiciones que regulan situaciones originadas
por la expedición de la nueva norma (son de carácter temporal) que están siendo
atendidas por norma anterior.
9.8.4.9 Organigrama y anexos
Para mayor claridad en la presentación del RSAI puede graficarse la estructura total del SAI,
acompañando los cuadros y otros documentos o formatos que facilitan su aplicación.
9.8.4.10 Glosario de términos
En principio deberán desarrollarse las definiciones de los términos más significativos del
RSAI, procurando la mayor claridad debido a que se trata de un documento que será
utilizado también por personal que no es archivero, además de los funcionarios de nivel
de decisión.
Sin embargo, siendo uno de los problemas más controversiales en materia de archivos, la
terminología a emplearse, nada impide que se incluyan las definiciones de los términos técnicos,
procurando tomar como referencia los términos oficiales, si los hubiera, aprobados
por los organismos o instancias que definen las políticas de la archivística nacional. La existencia
de Sistemas Nacionales de Archivos, puede ayudar a la homologación de los términos
archivísticos más importantes, de manera que progresivamente se uniformice su uso.