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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Entre sus funciones una de las más importantes es la de supervisión que lo lleva a la vigilancia
permanente de todos los archivos con la finalidad de que se cumplan los objetivos
del SAI y se apliquen las medidas normativas correspondientes. Otra de las funciones que
debemos destacar es la de asesoramiento de cada una de las unidades orgánicas, para lo
cual el archivero debe contar con una sólida formación y experiencia porque tendrá que
orientar las actividades archivísticas y resolver los problemas técnico-archivísticos que se
le plantee.
Lo relativo a los procesos técnicos y métodos de archivo, merecerá un capítulo aparte, en
este se considerará las pautas generales para la organización de los documentos, la descripción,
valoración, conservación y servicios. El detalle de los procesos irá en el manual de procedimientos
de archivo. Igualmente se señalarán las responsabilidades para las transferencias
y eliminaciones de documentos considerados innecesarios, las normas para la reprografía de
los documentos y el acceso. En este último tema hay que concordar con los dispositivos legales
que fijan plazos para el acceso, protección de datos personales, derecho a la privacidad
o intimidad personal, etc. de acuerdo con el marco jurídico correspondiente, iniciando por
la Constitución Política del país.
En la medida en que se incrementan las aplicaciones informáticas en los archivos y siendo
aun una realidad la escasa participación del archivero de la organización en la implementación
de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC), tal como lo pudimos
comprobar a la luz de los comentarios de expertos archiveros de diversos países de América
Latina, quienes coincidieron en la falta de participación de los archiveros en el gerenciamiento
de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA),
nuestro comentario fue el siguiente:
“Lamentablemente, aun persiste la idea equivocada de que el archivero solo es el custodio
final de los documentos sea en el archivo central o histórico y lo que es peor, muchas
veces el mismo archivero se allana a esa situación porque espera pacientemente que los
documentos le lleguen a su área de trabajo, lo que no se condice con la función que le
compete, la formación recibida y sobre todo su compromiso con la conservación del
acervo documentario institucional.” 32
En el RSAI se podrá establecer con toda claridad la facultad o competencia que tiene el o los
archiveros de intervenir en la creación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo desde la etapa inicial.
Una de las actividades que pueden incorporarse en el RSAI es el establecimiento de la capacitación
archivística permanente, de todos aquellos que manejan, sirven y asumen el tratamiento
de los documentos de archivo. Esta es una necesidad clamorosa para lograr efectos
positivos en la aplicación del RSAI y por supuesto, en la optimización de la conservación
del acervo documentario de la organización, dejando bien establecido que uno de los roles
más importantes que cumple el jefe del Archivo es la capacitación sea directamente realizada
por él o por terceros, pero siempre partiendo de su propuesta porque es quien mejor
conoce las necesidades de capacitación o las aspectos de los archivos y sus documentos que
es necesario mejorar.
32 MENDOZA NAVARRO, Aída Luz (2010) “La gestión documental en el contexto internacional”. En: Gestión Pública y Desarrollo,
Año 3-Nº 35/junio 2010. p. C1