LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
ganización, sin embargo se tendrá como punto de partida los niveles de archivo: de gestión,
central e histórico.
Las funciones que se establecen en el RSAI son el rubro más importante y central del documento
normativo, a partir de cada una de las funciones establecidas se derivan una serie de
subfunciones o actividades dirigidas a cumplir con los objetivos propuestos en relación a los
procesos, métodos y técnicas de archivo.
Por ejemplo: Son funciones del archivo:
Artículo (…) Dirigir, planificar, controlar, supervisar y asesorar el SAI
Artículo (…) Diseñar, administrar, vigilar y coordinar el establecimiento del SAI
Inciso (…) Elaborar el Cuadro de Clasificación de Documentos; etc.
Se deberá distinguir en capítulos las funciones generales propias del conductor del SAI y las
tareas archivísticas de acuerdo a los procesos o técnicas de archivo.
Entre las funciones asignadas al archivo se puede considerar, –siempre que se encuadre dentro
de la base legal que lo permita– la facultad normativa hacia los archivos dependientes
técnicamente del archivo central, de manera que pueda establecer normas técnicas, directrices
o instructivos para el mejor desarrollo de las funciones archivísticas. Esta facultad
dependerá en gran medida del nivel jerárquico que ostente el jefe de archivo central en la
organización. Caso contrario se establecerá solo como ‘proponente’ como sigue: Son funciones
del Archivo Central:
Artículo (…) Proponer y elaborar proyectos de normas y directrices técnicas para la administración,
organización, valoración, descripción, conservación y servicio del acervo
documentario.
Se redactarán los artículos que sean necesarios para definir la estructura jerárquica y línea
de mando de la máxima autoridad que tiene la responsabilidad de los archivos y acervo
documentario. El máximo nivel puede iniciarse en alguna autoridad o funcionario de nivel
jerárquico por encima del jefe del archivo central. Esta autoridad por lo general es administrativa
o política, sin embargo su nivel le faculta a tomar las decisiones que ejecuta el jefe
del archivo central. No es frecuente encontrar un jefe de archivo central en el nivel organizacional
facultado a la toma de decisiones para definir las políticas de archivo, sin embargo
debemos enfatizar que es lo que corresponde porque es el profesional más idóneo para ello.
También es pertinente incorporar en este título las comisiones consultivas, asesoras o técnicas
que actuarán para el mejor desarrollo de actividades específicas como: las de valoración
de los documentos, las transferencias o eliminaciones de documentos que han cumplido sus
plazos de retención u otras actividades que se deban cumplir a través de un colegiado.
El jefe de archivo central es quien asume la conducción de todos los archivos de cada
uno de los componentes del SAI, en el manual de funciones del archivo se considerará de
manera detallada, cada una de la funciones de gestión administrativa, supervisión, asesoría
y control que ejerce el jefe de archivo central hacia todos los niveles de archivo de la
organización, asimismo se precisará el desarrollo de los procesos archivísticos, métodos
y técnicas de archivo que le corresponden y las coordinaciones técnico-archivísticas con
todos los archivos de la organización. Este funcionario deberá estar dotado de todas las
facultades y atribuciones para ejecutar la política archivística en toda la organización.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.