LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
y conservación o la transparencia y rendición de cuentas. Estas normas deberán ser incluidas
en la Base Legal del RSAI
9.7 Órganos de servicios
Aunque las áreas de servicios a las que nos vamos a referir actúan bajo sus propios reglamentos
o dentro de uno general que las involucra, tratándose de la estrecha vinculación existente
entre ellas y los archivos es pertinente considerar alguna norma que defina el grado de interrelación
existente. Al respecto tenemos:
9.7.1 Biblioteca
La organización puede contar con una biblioteca general, su normativa es específica pero
podría incluirse en el RSAI alguna norma que la vincule con éste, además puede existir una
biblioteca auxiliar del archivo en cuyo caso será necesario considerar las norma relacionadas
con el servicio que brinda, a manera de complementar la información del Archivo, sobre
todo cuando la organización hace publicaciones que contiene información sobre sus actividades
culturales, sustantivas o vinculadas a otros organismos, en las que los documentos de
archivo han sido fuentes importantes de esas publicaciones.
De existir un archivo histórico dentro de la organización, una biblioteca auxiliar es parte de
todo el SAI, en consecuencia su funcionamiento debe estar reglamentado en el RSAI.
9.7.2 Reprografía, impresiones, publicaciones
El servicio que brindan las organizaciones a través de sus unidades de reproducción de documentos
en sus diversas formas, o de difusión, suelen tener su fuente en los documentos de archivo
debido a que los documentos de archivo en soporte de papel o electrónico pueden ser la evidencia
de la información publicada. Asimismo, el Archivo podrá requerir del servicio de esa unidad
orgánica para atender a sus usuarios en la reproducción de los documentos que le solicitan.
En esa medida las líneas de coordinación con las unidades a las que nos hemos referido tienen
que estar debidamente normadas.
9.8 Instrucciones para elaborar el contenido del RSAI
9.8.1 Introducción
En la introducción del documento se hará una breve descripción del contenido del RSAI
y se explicará grosso modo, como se interrelaciona el órgano conductor de SAI (Archivo
Central) con las dependencias de la organización y para implementar las políticas sobre el
tratamiento de los documentos.
Se señalará de manera muy general la naturaleza de las funciones del archivo central que es
el eje conductor del SAI y de la ejecución de los procesos técnico-archivísticos que desarrolla
como una unidad orgánica especializada y las coordinaciones que realiza con todos los archivos
de la organización; así como de su responsabilidad sobre el acervo documental.
9.8.2 Índice
En el índice se procurará ubicar la relación de títulos, capítulos y artículos o anexos (si los
hubiere) del RSAI indicando la página correspondiente.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.