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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
En definitiva, a partir de las definiciones mencionadas quizá quepa entender una norma
como un conjunto de especificaciones, redactado por una o varias personas con capacidad
técnica o jurídica, que definen qué cosas debe hacer un determinado cuerpo de profesionales
o practicantes en un dominio dado, así el modo en que deben hacerlas, para poder decir
que están haciendo las cosas bien, en un momento determinado del desarrollo del conocimiento
de esa profesión o de ese dominio. Una norma puede tener distinta fuerza para
obligar o permitir dependiendo de su rango y de su procedencia. La precedente aserción
es, creemos, una síntesis de las definiciones citadas, que no parece dejar fuera ninguno de
los aspectos mencionados en ellas. Si aplicamos una norma podemos estar razonablemente
seguros de estar obrando correctamente en nuestro trabajo. El obrar correctamente, empero,
puede interpretarse de varias maneras. Por regla general, se piensa que un producto,
proceso o servicio es correcto si cumple unos requisitos de calidad, y no es extraño el que
las organizaciones intenten obtener algún sello oficial de calidad, por ejemplo una certificación.
Esto también sucede en el ámbito de la gestión de documentos. De hecho, y en lo
que concierne a nuestra disciplina, la familia de normas ISO 9000 dedica un cierto espacio
al modo en que deben gestionarse documentos (traducidos, dicho sea de paso, como
registros, lo cual no es en principio ni bueno ni malo, y en cierto modo tentador) para
satisfacer esos requisitos de calidad. Observemos, empero, el objeto y campo de aplicación
de la norma mencionada:
Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad,
cuando una organización
a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos
que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, y
b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema,
incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de
la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables18 .
Es decir, de conformidad con el párrafo precedente, los sistemas de gestión de documentos
de la Gestapo, por ejemplo, hubieran superado los controles de calidad, porque satisfacían
los requisitos de sus clientes y el marco reglamentario existente en aquel momento en Alemania.
Por este motivo, la justificación de la aplicación de normas no puede enfocarse, o
no puede enfocarse sólo, sobre la obtención de certificaciones de calidad, sino, de manera
mucho más crítica, sobre la responsabilidad y el uso correcto de productos, procesos y servicios.
Esto significa, entre otras cosas, que las normas no pueden utilizarse en condiciones
de aislamiento, sino en el marco de regímenes normativos que incluyan un cuerpo coherente
de construcciones como las mencionadas anteriormente –legislación, buenas prácticas,
recomendaciones, políticas, etc.-, inscritas a su vez en marcos socio-políticos más amplios
que prioricen el bien común, la transparencia, la gobernanza, y con capacidad externa y
objetiva para auditar y cuestionar un cuerpo normativo, autorizándolo o desautorizándolo
por encima de la calidad y del valor puramente técnico 19 . De lo contrario, las normas técnicas
resultarán inútiles, en la medida en que de su aplicación se sigue que el profesional está
satisfaciendo requisitos de calidad, pero no que está haciendo bien cosas buenas.
18 UNE-EN ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad: requisitos: (ISO 9001:2000). Madrid: Aenor, 2000, p. 12.
19 Hurley, Chris, “Gestión de registros y responsabilidad”. En: McKemmish, Sue, Piggott, Michael, Reed, Barbara, Upward, Frank
(eds.): Archivos: gestión de registros en sociedad. Cartagena: Ayuntamiento: 3000 Informática, 2007.
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2 Normativa de referencia