LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
9.5.8 Características de la formulación:
9.5.9.1 Información confiable
Insistimos en la necesidad de establecer los mecanismos que permitan acopiar información
fidedigna, para poder utilizarla con toda confianza en la elaboración del proyecto
de RSAI. Si es necesario –dependiendo de la dimensión de la organización– se trabajará
con cuestionarios o entrevistas que faciliten el acopio de la información, su tabulación y
verificación.
9.5.9.2 Funcional
La información obtenida deberá recoger el funcionamiento del SAI tal y como se encuentra
para que puedan visualizarse las necesidades normativas, tanto desde el punto de vista
archivístico, como respecto de la armonización del sistema con las unidades orgánicas que
conforman toda la organización para lograr la uniformidad en el tratamiento de los documentos
de archivo, lo que a la vez facilitará la conducción de cada uno de los componentes
del SAI, teniendo siempre como punto central las necesidades de utilización y servicio de
los documentos de archivo para lo fines que se requieran.
9.5.9.3 Estructura diseñada en Títulos, Capítulos y Artículos
La estructura del RSAI puede variar de acuerdo con las preferencias de cada organización,
sin embargo las divisiones en títulos, capítulos y artículos lo hace mucho más fácil a la lectura,
entendimiento y aplicación. Si el RSAI recoge la necesidad normativa de una organización
mediana o pequeña, es muy posible que solo se requiera de una estructura basada en
Capítulos y de allí se deriva en artículos e incisos, de ser necesario; dejando los Títulos para
organizaciones de gran dimensión donde el conjunto de normas requiere una estructura
basada en varias divisiones para hacerlo más manejable.
Cada una de las divisiones mayores y menores deberán estar debidamente sumilladas de
manera que pueda identificarse el rubro normativo con suma facilidad. La redacción de la
sumilla es muy importante porque si ella recoge el sentido de lo que se pretende normar o
la idea principal, el usuario del RSAI podrá identificar inmediatamente el motivo y tema
legislado o normado.
9.6 Proceso de formulación
8.6.1 Precisar la estructura del SAI
La estructura del SAI se debe reflejar en la estructura del RSAI, se puede optar por los niveles
de archivo, sin embargo dependiendo de las decisiones que se tomen puede incluir una
introducción, presentación, definición de la naturaleza del instrumento normativo, etc., por
tanto las variantes que suelen presentarse al momento de estructurar el documento obedece
a las necesidades normativas de los archivos en sus diferentes niveles.
Aun cuando se trata de un documento claro y metodológico en su contenido, tampoco puede
llegar a constituirse en un manual, de manera que no se pretenderá, en un reglamento,
explicar al detalle cada rubro o dar definiciones demasiado elaboradas que el personal ajeno
a los archivos no logre entender.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.