LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
420
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
9.5.4 Metodología
Es muy importante que el archivero de la organización participe directamente en la elaboración
del proyecto en coordinación permanente con cada jefe o director de las diferentes
unidades orgánicas. A la vez el equipo que se forme (lo cual es recomendable) para la redacción
del proyecto mantendrá coordinación permanente con Organización y Métodos –un
funcionario de esta unidad orgánica puede formar parte del equipo de redacción del RSAI–
para preparar el proyecto, luego se harán los ajustes necesarios junto con el archivero, quien
es el conductor del SAI, para consolidar las propuestas de las unidades orgánicas, así como
del personal de archivo, si lo hubiera, de las distintas dependencias de la organización. La
elaboración del proyecto final podrá ser encargada al archivero o a la Comisión de elaboración
del RSAI.
Por lo general en organizaciones medianas y pequeñas el archivero, en coordinación con el
área de Organización y Métodos, elabora el proyecto de RSAI, sin embargo en las grandes
organizaciones se podrá optar por una Comisión de elaboración del RSAI, en cuyo caso se
comparte tanto el trabajo como la responsabilidad de su elaboración.
9.5.6 Considerar las disposiciones legales y de carácter técnico emitidos por el
organismo que tenga a su cargo la facultad de expedir normas archivísticas.
Cada país mantiene un ordenamiento normativo que se va construyendo con las disposiciones
legales provenientes de diversas fuentes, como pueden ser: Poder Ejecutivo, Poder
Legislativo, Poder Judicial, entes autónomos, organismo responsable de los archivos a nivel
local o nacional, etc. Todas ellas forman el marco jurídico necesario para el desarrollo de las
múltiples actividades en la relación Estado-administrados.
Las disposiciones normativas vinculadas a los archivos emanadas de los diversos organismos
e instancias, deberán compatibilizarse con las disposiciones contenidas en el RSAI, con la
finalidad de no colisionar con las normas de mayor nivel jerárquico, concordándolas sin
contradecirlas para evitar el conflicto normativo que se puede presentar de consignar una
disposición que resulta incompatible con la norma de mayor nivel jerárquico.
9.5.7 Descripción de cada nivel de archivo.
Para definir las normas que se requieren para el conjunto del SAI y cada nivel de archivo,
será necesario contar con la información más fidedigna posible para que el proyecto pueda
recoger todas las necesidades normativas sobre los archivos y sus documentos, cuanta mayor
información el documento será más completo, claro y adecuado. Adicionalmente se harán
las verificaciones y controles que sean necesarios para validar la información obtenida. Los
mecanismos para verificación y control son propios de la administración, sin embargo el
archivero, quien lidera la elaboración del proyecto, deberá involucrase en todos los detalles y
momentos de la elaboración. En este punto es conveniente anotar que la formación integral
del archivero, demanda, además de sus conocimientos sólidos de archivos, tener los conocimientos
suficientes que le posibiliten planificar, administrar, controlar, supervisar y asesorar
todo el proceso de formulación del RSAI.