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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
En síntesis, la base legal estará constituida por: los dispositivos legales generales que rigen
la actividad en la que se inscribe el organismo o entidad, los dispositivos legales y administrativos
propios de la entidad como por ejemplo su ley de creación, sus reglamentos de
organización y funciones y/o de procedimientos, normas técnicas, etc. Aunque parezca innecesario,
no está de más recordar la revisión de la vigencia de cada norma a considerar en
la base legal.
9.5 Orientación para la formulación del RSAI
Para la elaboración y proceso de RSAI debemos considerar algunos elementos fundamentales
que nos lleve a desarrollar los contenidos de cada rubro del documento, sobre la base de
la estructura que se defina de manera que podamos incluir las normas necesarias para cada
apartado. A saber:
9.5.1 Política archivística
Cada país debería contar con una política nacional archivística, si esto no fuera posible, por
lo menos debe existir una política institucional respecto del acervo documental, de manera
que a la luz de la política establecida se puedan definir los programas, estrategias y actividades
respecto de lo que se pretende en materia de los archivos. En ese contexto, es prioritario
que antes de iniciar la elaboración del RSAI se promueva la definición de la política sobre la
cual girará toda la normativa vinculada a la atención de los archivos de la entidad.
9.5.2 Base técnica: funciones y estructura orgánica.
Para este rubro es necesario contar con la información suficiente sobre las funciones de cada
una de las dependencias de la organización, sus vinculaciones internas y externas lo que se
podrá encontrar en los reglamentos de organización y funciones y en la estructura de la organización.
No bastará contar con los instrumentos normativos, será necesario obtener una
información mucho más completa que podemos encontrar en el expediente de aprobación
de los documentos mencionados, donde estarán archivados los documentos que les dieron
sustento, esto posibilita contar con una información mucho más amplia para entender las
funciones y producción documental, así como de las necesidades de protección de los documentos
más valiosos o esenciales.
Mucho ayudará la aplicación de cuestionarios para el acopio de información cuando necesitemos
conocer aspectos que los documentos consultados no satisfacen. La información proporcionada
por el personal o encargado de cada archivo o productor de los documentos es muy
valiosa, porque nos permitirá descubrir las necesidades normativas con mayor precisión.
9.5.3 Un solo reglamento para todo el SAI
Pueden aprobarse más de un documento normativo para el SAI, sin embargo lo ideal es
contar con uno solo donde se establezcan todas las disposiciones que tienen que ver directamente
con su funcionamiento. En ocasiones suelen aprobarse documentos independientes
por niveles de archivo o por áreas de actuación del SAI, lo recomendable es que en un solo
documento se consignen todas las disposiciones de manera integral, lo que no impide que
sean expedidos otros documentos normativos, como los manuales de funciones o de procedimientos
para complementar la orientación normativa que lleve a una verdadera protección
de los archivos y sus documentos.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.