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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
siendo muchas veces imperativa su actualización cuando la organización ha sufrido cambios
estructurales. De otro lado, es necesario tener en cuenta el desarrollo que va alcanzado la
Archivística lo que exige mantener la actualización de todas las disposiciones contenidas en
el RSAI.
9.3 Finalidad
La finalidad se define por la necesidad de contar con un instrumento regulador de las actividades
y funciones de todos los archivos de la organización, desde el nivel secretarial o de
gestión, pasando por el archivo central y el histórico si lo hubiere. Es necesario que dentro
de la finalidad quede bien esclarecido el elemento imperativo que se desprende de la aplicación
obligatoria del RSAI, en tanto se trata de una norma o dispositivo legal administrativo
que ha sido expedido por la autoridad del mayor nivel organizacional, por tanto su cumplimiento
es obligatorio.
Aun cuando el RSAI no lo mencione su obligatoriedad y cumplimiento deberá estar concordado
con las disposiciones disciplinarias que existan en la organización o el sector de
actividad correspondiente. No obstante que el objetivo no es lograr una medida coercitiva
, lo estimamos necesario cuando se trata de los documentos de archivo y el acervo documentario
de una organización, porque la realidad en que ellos se desenvuelven dista mucho
de ameritar una atención prioritaria por el personal, incluyendo el de la más alta jerarquía
administrativa de la organización.
La exigencia de su aplicación deberá estar acompañada del elemento sancionador por el no
cumplimiento del documento normativo, quedando bien establecido dentro del RSAI o de
las normas disciplinarias, el deber de cumplir con los reglamentos o normas internas de la
organización bajo apercibimiento de hacerse acreedor a la sanción a que hubiera lugar, en
consecuencia se deberá aceptar la normativa en tanto se encuentre vigente, caso contrario el
infractor incurre en falta administrativa, sin perjuicio de las acciones civiles y/o penales que
correspondan en concordancia con las normas que rigen sobre la materia.
9.4 Base legal
La base legal del RSAI se enmarca en la legislación y normativa propia que permite el desarrollo
de las actividades y funciones del organismo o entidad pública o privada, así como a
la legislación de su área de actuación. Existen normas o disposiciones legales precisas para
cada rubro de actividad y los archivos no son la excepción.
Las normas archivísticas pueden ser emitidas por los diversos estamentos autorizados a la
expedición de disposiciones legales de esa naturaleza tal como lo hemos mencionado líneas
arriba. Trátese de normas específicas o vinculadas a los archivos se toman como referentes
jurídicos para darle soporte normativo al RSAI.
Hemos señalado que la legislación puede ser general o especializada, lo importante es consignarla
en estricto orden jerárquico de manera que, partiendo de la Constitución Política
del país, se va descendiendo hacia las leyes orgánicas, generales, decretos o equivalentes,
resoluciones, etc. que constituyen el ordenamiento normativo archivístico del país.