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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
De acuerdo con la legislación específica sobre delegación de facultades, es posible mencionar
la responsabilidad del acto delegado, por el cual se otorga representación o mandato a un
funcionario, donde el delegante confiere la facultad y el delegado es quien recibe la orden.
Aunque por lo general los actos administrativos realizados por delegación son considerados
como emitidos por el funcionario delegante, habrá que verificar la calidad de delegación con
la normativa sobre el particular de cada país y asimismo cerciorase del alcance, temporalidad,
responsabilidades y facultades específicas de delegante a delegado.
No obstante, siempre será mejor que el RSAI sea aprobado y rubricado por la máxima autoridad
de la organización. En ese sentido el RSAI será formalizado por el dispositivo de
mayor nivel en la organización y cuando su aprobación se realiza por delegación, se ajustará
al dispositivo que le corresponda emitir al funcionario o autoridad delegada.
9.2.3.3 Difusión
La difusión del RSAI debe ser de la mayor cobertura posible y aunque se estará a la disponibilidad
de los recursos y prioridades de la organización, siempre habrá que procurar que llegue a
todos los niveles y a todo el personal, así como a los niveles de decisión y órganos de control.
De contarse con un boletín, será pertinente publicarlo a texto completo. En la administración
pública en ocasiones se dispone la publicación en el boletín o gaceta oficial, en ese caso la
publicación en ese medio es obligatoria, sin embargo no basta para que todo el personal esté
enterado debido a que es poco probable que el personal acuda a esa fuente de información.
Ninguna norma es perfecta y menos definitiva, por tanto de requerirse la actualización del
RSAI se deberán publicar las modificaciones que se necesite –siguiendo el mismo procedimiento
que lleva a su aprobación–, en coordinación con la oficina de Planificación y Organización
y Métodos o la que hagas sus veces.
9.2.3.3 Amplia difusión
Una vez aprobado el RSAI la oficina encargada de la difusión, o quien haga sus veces, trasmite
el documento a todo el personal de la organización en la forma que prefiera o se estile,
esto es, a través de Internet o mediante el documento impreso. Las dos formas son excelentes
medios de difusión, inclusive el impreso en soporte de papel, lo podrá hacer cada uno según
le convenga o le sea más cómoda su consulta. Lo importante es que todo el personal, cualquiera
sea su nivel jerárquico, esté bien informado de los alcances del RSAI.
9.2.3.4 Puesto en vigencia, se evalúa su eficacia y aplicación efectiva.
Al estar vigente el RSAI es necesario medir progresivamente el grado de eficacia y su aplicación,
lo que incluye verificar las dificultades que pudieran presentarse para el entendimiento
de cada una de las disposiciones normativas o el grado de dificultad para la debida implementación
de las medidas consignadas para el tratamiento de los archivos y sus documentos.
9.2.3.5 Actualización cuando resulte necesaria: aspectos no logrados, cambios en la
legislación o por cambios en la propia naturaleza organizativa.
Cualquier tipo de norma, sea del nivel que fuere demanda una revisión periódica. Los cambios
que sean necesarios responden a las modificaciones de las disposiciones sobre las cuales
se ha basado el documento normativo, así como a una multiplicidad de circunstancias,
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.