LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Las funciones propias de la actividad archivística estarán reflejadas en el RSAI, considerando
las divisiones o etapas necesarias de normar dentro de un esquema, que por lo general obedece
a disposiciones de la propia administración pública o modelos tradicionales que se aplican
tanto para la actividad pública como privada. Lo importante es destacar que su desarrollo normativo
secuencial y lógico estará presente en todo momento para facilitar su aplicación.
9.2 Elementos a considerar:
9.2.1 Objetivos y acciones generales
Los objetivos a plantearse deberán recoger las políticas de la organización respecto de sus archivos,
así como las perspectivas que se tiene sobre su atención en el corto, mediano y largo plazos,
de manera que guarde concordancia con el funcionamiento integral de la organización.
El RSAI reflejará la noción de acervo documental como uno de los elementos más valiosos,
esa noción no es aislada sino parte de todos los elementos que en conjunto sostienen la buena
marcha de la organización, los que hacen posible su desarrollo. Siendo los archivos fundamentales
para su marcha eficiente, esa idea debe trasuntar al RSAI de donde se desprende
la necesidad de contar con normas regulatorias para la atención de los archivos durante todo
su ciclo vital.
9.2.2 Responde a las actividades e interrelaciones de los componentes del Sistema
de Archivo Institucional
El RSAI deberá consignar todas las funciones y actividades que se realicen en torno a la marcha
del Sistema de Archivo Institucional (SAI), señalando las interrelaciones necesarias para
su desarrollo y fijando los procesos aplicables en la gestión de documentos con el propósito
de regularlos normativamente para lograr su eficiencia y eficacia.
9.2.3.1 Se materializa en un documento
El RSAI se presenta en un documento por lo general en soporte de papel, sin embargo nada
impide que esté integrado en el sistema de información de la organización, formando parte
de todos los instrumentos legales, administrativos y normas técnicas, bajo la denominación
que la organización elija, tales como: instrumentos legales, base legal, legislación y normativa
técnica, etc.
9.2.3.2 Lograr la aprobación de la máxima autoridad de la entidad.
Dependiendo de la legislación de cada organización y la normativa concordante para la
aprobación de los instrumentos de gestión administrativos y/o archivísticos, la aprobación
corresponderá a la máxima autoridad de la organización, sin embargo en ocasiones la propia
legislación faculta la delegación de facultades en un funcionario de menor nivel. El acto de
delegación según Juan Carlos Morón:
“Es una técnica de transferencia de competencias, autorizada por la ley, en virtud de la
cual un órgano denominado delegante se desprende de una parte de la competencia que
tiene atribuida y la transfiere a otro órgano-delegatario al cual esa competencia no le
había sido asignada.” 31
31 MORON URBINA, Juan Carlos, Comentarios, Nueva Ley de Procedimiento Administrativo General. Lima: Gaceta Jurídica,
2000, p. 207