LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de la organización o las dependencias que lo conforman, de manera que los documentos de
archivo se deberían convertir en el centro de la atención de sus autoridades y funcionarios
públicos, sin embargo notamos que esto no es una constante, ni mucho menos, por lo que
habrá que trabajar denodadamente para conseguir normas sólidas que señalen las obligaciones
y responsabilidades para con los archivos, así como para el tratamiento archivístico de
los documentos porque ellos serán la mejor prueba para demostrar lo acertada o desacertada
que fue la gestión de las autoridades y funcionarios públicos, y si ésta se realizó de acuerdo
con las disposiciones legales establecidas. Sólo de esta manera la lucha contra la corrupción
y el impedimento de la impunidad serán una realidad. En ese contexto, siendo de vital importancia
la producción normativa para garantizar los derechos ciudadanos, no es menos
importante la emisión de normas dirigidas a los archivos, donde se conservan los documentos
que serán el sustento de los derechos que les asisten.
Las normas para archivos en la administración pública se centrarán principalmente en las
funciones archivísticas, en las medidas de preservación de los documentos y las sanciones
ocasionadas por casos de negligencia, deterioro o eliminaciones no autorizadas, por parte de
los funcionarios públicos, sin perjuicio de las sanciones de carácter penal si fuera el caso, que
son de atención de la vía jurisdiccional.
9. Reglamento del Sistema de Archivo Institucional
Uno de los principales instrumentos de gestión archivística en cualquier organización, pública
o privada, es el Reglamento del Sistema de Archivo Institucional (RSAI) en cuya redacción
se combinan términos administrativos, legales y archivísticos. Estos términos deben
ser de fácil manejo para todos los miembros de la organización, por tanto los tecnicismos o
acepciones propias del campo de la Administración, el Derecho y la Archivística o de otra
área de conocimiento, sin dejar de expresar los conceptos que se desee desarrollar, necesarios
para su redacción, deben ser lo más sencillos al entendimiento de todos los miembros de la
organización, porque su alcance, como lo veremos oportunamente, estará dirigido hacia todo
el personal, sin exclusión, porque, de una u otra manera, todos manejan documentos.
Se trata de un instrumento normativo en el que se consignan las actividades, funciones y
acciones a seguir respecto de los archivos durante todo su ciclo vital, incluyendo el archivo
histórico si lo hubiere. Abrimos esta posibilidad porque la legislación en muchos casos, establece
la transferencia de los documentos de archivo a un archivo histórico ubicado fuera de
la organización, como los archivos generales de la nación o archivos históricos propiamente,
al cumplimiento de los plazos de retención establecidos para ese propósito.
En toda organización es necesario contar con un RSAI porque es un instrumento normativo
que facilitará el manejo de las actividades archivísticas, unifica términos, denominaciones,
interrelaciones, mecanismos de coordinación y mejora la productividad y servicios de los
archivos.
9.1 Estructura
La estructura del RSAI se basa en los criterios que definen los niveles de archivo dentro de
la organización, en: archivos de gestión o secretariales, archivo central y archivo histórico
según se constituya éste dentro de la organización, de lo contrario solo se mantendrán los
dos primeros niveles.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.