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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
que cuando haya desajuste por incumplimiento de las normas o por su violación se procure
imponer el Derecho mediante la intervención del Estado” 29
Tanto en las normas procesales civil como penal encontramos prescripciones directamente
relacionadas con los documentos de los archivos públicos y privados, como en la etapa probatoria
donde la prueba instrumental (documentos) reviste una importancia fundamental frente
a otros medios probatorios que la ley le franquea a las partes litigantes o en conflicto.
El progresivo avance de la tecnología informática ha permitido la modificación de la legislación
procesal en cuanto a la prueba documental en la que no solo se consideran los documentos
tradicionales sino también los electrónicos, aunque la aceptación de este medio de
prueba, sin otros elementos que determinen fehacientemente su autenticidad aun avanza
con cierta lentitud, lo que no cuestionamos, porque somos de la opinión, que mientras no
se garantice la autenticidad de los documentos, cualquier decisión de los jueces siempre será
más segura y revestirá mayor garantía cuando se tiene como prueba un documento en soporte
de papel, de allí los sistemas híbridos de gestión de documentos prevalecientes donde
los documentos esenciales aun se conservan en papel.
8. La administración pública y la emisión de normas
La administración pública es uno de los sectores donde proliferan las normas, si revisamos
las gacetas de normas podemos comprobar que el mayor porcentaje de normas publicadas
provienen de este sector.
Si bien el concepto de administración pública involucra a todos los poderes del Estado:
Legislativo, Ejecutivo y Judicial, en este acápite vamos a referirnos a su definición formal
subjetiva. A decir de Clemente Soto tenemos:
“Administración pública es la actividad formada por un conjunto de procedimientos y
normas que regulan el funcionamiento del Poder Ejecutivo y que están encaminadas a
proteger los intereses del grupo social” 30
En tal virtud es el Poder Ejecutivo el que regula la atención de los servicios públicos, ese
conjunto de procedimientos y normas se materializa a través de los documentos de archivo,
en soporte de papel y electrónico, y es mediante esos documentos que se protegerán los intereses
del grupo social. De allí que las organizaciones públicas en su quehacer diario reciben
y tramitan un sinnúmero de documentos que los administrados presentan para que se les
atienda en sus múltiples necesidades.
Es el Derecho Administrativo el que se encarga de la actividad del sector público a través del
cual el Estado ofrece los servicios a que está obligado, naturalmente para atenderlos requiere
de un conjunto normativo específico para cada actividad, es así que los archivos cuyos
orígenes históricos se da en la escena pública, también entran en la regulación normativa.
Independientemente de las normas que el Ejecutivo aprueba para los archivos a través de
los organismos archivísticos de nivel nacional o local competentes para su cumplimiento en
todas las organizaciones públicas, encontramos que la función pública se desenvuelve sobre
la base de documentos, ellos son las pruebas de la gestión realizada cualquiera sea el nivel
29 Op. cit. SOTO, p. 32
30 Op. cit. SOTO, p. 31