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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
que todos los archiveros conocen sobre los archivos y sus múltiples usos, solo resaltaremos
su indiscutible valor como pruebas de la gestión pública y seguridad jurídica para todos los
administrados. Como podemos apreciar tenemos claro el panorama para fundamentar la
razón de ser de los archivos, pero habrá que convencer al legislador con esos mismos argumentos
para que asuma las necesidades normativas a fin de que se canalicen hacia el Poder
Legislativo sin tropiezo, e inclusive hacia el Poder Ejecutivo cuando se trata de una norma
cuya competencia le corresponde, debido a que los funcionarios públicos, en su mayoría,
poco o nada conocen del significado de los archivos. Ellos producen los documentos pero
no siempre tienen en claro qué hacer con ellos, más de las veces los envían al lugar menos
indicado para ser ‘conservados’. Actualmente muchos de esos funcionarios piensan que los
documentos en soporte electrónico, les solucionará el problema de hacinamiento de documentos,
y que el tenerlos para la consulta en un terminal de computadora les ha resuelto el
tema del acceso ‘seguro’ e inmediato. Por tanto la necesidad normativa, no solo se reduce a la
protección de los documentos en soporte papel sino también en medio electrónico, en tanto
las normas sobre el particular serán mandatorias para otorgar la seguridad jurídica respecto
de la información que los documentos de archivo contienen.
5.4 Determinar la importancia y necesidad de la institución formal, los
perjuicios por la ausencia de las reglas formales: ¿qué pasa si no
pasa nada?
Las noticias sobre la pérdida, destrucción o depredación del patrimonio documental no son
escasas, en ese contexto el marco jurídico cobra especial valor, si vemos que para todas estas
formas de acabar con los documentos de los archivos, las normas existentes, son insuficientes,
hay que insistir en un marco legal para revertirlos. Los archiveros de todos los tiempos
han sido testigos de los daños contra los documentos de los archivos de todas las épocas,
algunos de ellos han levantado su voz de protesta, otros han escrito sobre el tema, no han
faltado quienes en el ejercicio de la docencia se han expresado a viva voz, unos cuantos han
callado. Pero, estamos en el convencimiento que la coincidencia es que debemos luchar
por lograr normas para evitar que los hechos que dañan la conservación de los archivos se
repitan, caso contrario se seguirán perdiendo muchos documentos valiosos cualquiera sea el
soporte en el que se encuentren, quizá aquellos en medios electrónicos son más proclives a
sufrir atentados contra su conservación e integridad. En ese camino los organismos conductores
o responsables de la política nacional archivística, también deberán gozar de la facultad
jurídica para actuar cuando ven que no se obtienen resultados favorables para proteger los
archivos o cuando identifican las normas como insuficientes, en ese momento su actuación
decidida, para mejorar el marco jurídico será de vital importancia.
5.5 Establecer los objetivos que se persiguen o perseguirán con la ley, la
operatividad, conciencia y practicabilidad de los mismos.
Los objetivos que se persiguen a través de cualquier iniciativa de ley, serán definidos previamente,
porque ellos motivarán su contenido. De otro lado, éstos serán parte de la Exposición
de Motivos de la norma, que es el documento donde se exponen todas las circunstancias que
dieron lugar a la iniciativa. El sustento de una norma siempre será reforzado con una clara,
explícita y bien argumentada Exposición de Motivos en la que se explican las razones que
la motivaron.