LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Adicionalmente existen directivas para procedimientos archivísticos como: Elaboración del
Programa de Control de documentos, Transferencia de documentos, Eliminación de documentos,
Conservación de documentos, etc.
Estas normas fueron aprobadas en los años 1985 y 1986, más adelante se dieron otras normas
dirigidas a atender otros aspectos archivísticos. Si bien requieren ser actualizadas aun se
encuentran vigentes, por lo tanto orientan la aplicación de los procesos técnico-archivísticos
en los archivos públicos peruanos.
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4.3.1 Beneficios de las normas técnicas archivísticas
Los beneficios son múltiples, pero los principales y que deseamos anotar son:
4.3.1.1 Aseguran una uniforme y óptima aplicación de los procesos y procedimientos
técnico-archivísticos. Es importante que cada organismo cuente con archiveros capacitados
para lograr el entendimiento y efectividad de la norma técnica.
4.3.1.2 Facilitan la ejecución de actividades archivísticas en su aspecto operativo, como
las transferencias y eliminación de documentos. Pueden acompañar formatos, modelos
de bases de datos o instrucciones para un objetivo a cumplir por éstas, etc.
4.3.1.3 Optimizan el trabajo archivístico, en tanto, con la normalización de los procesos y procedimientos
lograrán una sistematización y desarrollo secuencial, controlado, y fluido, pudiendo
además, en ocasiones, medir sus resultados, lo que facilita los procesos de auditoría futuros.
La norma técnica, como dejamos sentado líneas arriba, no es de obligatorio cumplimiento
en tanto no reúne las exigencias de la norma jurídica, pero comprende un conjunto de actos
técnicos con objetivos previamente trazados a través de los cuales se esperan determinados
resultados. De otro lado al provenir de un organismo que define la política archivística nacional,
con capacidad normativa, puede ser orientada a su obligatorio cumplimiento, lo que
no significa que cada organismo obligado omita su adaptación de acuerdo con la realidad de
la propia organización o de los tipos de documentos que produce.
Los organismos nacionales competentes para la normalización de diversas actividades, pueden
trabajar normas técnicas para los archivos o adecuar la normas internacionales, principalmente
las ISO que están vinculadas a los archivos, o las normas técnicas que han sido
aprobadas por el Consejo Internacional de Archivos. En ambos casos se pondrá especial
cuidado en que la participación tanto de los archiveros, como del organismo nacional responsable
de los archivos tengan una actuación directa en su adaptación técnica.
La especialización que exige una norma técnica requiere de la concurrencia de los expertos
en el tema, solo de esta manera se logrará un documento eficaz para resolver un determinado
aspecto técnico en apoyo del trabajo archivístico.
4.4 Vigencia de la norma
A decir de Miguel López:
“La fecha de inicio de la vigencia de una ley se fija en los artículos transitorios y es a partir
de ese momento cuando se hace obligatoria. La entrada en vigor de la ley debe quedar
claramente determinada” 22
22 RODRÍGUEZ MONDRAGÓN, Reyes, “El proceso de producción legislativa, un procedimiento de diseño institucional”. En:
Elementos de Técnica Jurídica. México: Instituto de Investigaciones Jurídicas, 2000, pp. 80-91