LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de la norma y recibidas e incorporadas todas las opiniones válidas, lo cual es muy importante
para revestirla de legitimidad, se procederá a su presentación para ser aprobada por dispositivo
legal o administrativo respectivo, buscando siempre que el mecanismo de aprobación
sea el más idóneo y la norma aprobatoria provenga del más alto nivel jerárquico.
Cuando se trata de una norma técnica que regula acciones archivísticas dentro de una organización,
en algunos casos, no demanda su publicación en la gaceta oficial, por lo general
este tipo de norma parte de otra principal y lo que hace es adecuarla a su propia realidad. Sin
embargo de tratarse de una organización pública normativa deberá ser publicada en ese medio,
siempre que alguna norma nacional así lo regule. De ser la norma de alcance nacional,
obviamente su publicación en el medio de difusión oficial resulta obligatorio.
En cuanto al lenguaje utilizado, en la norma técnica, lógicamente, se permite el uso de tecnicismos,
no obstante tendremos que medir hasta que punto podemos utilizarlos abiertamente,
si tenemos un porcentaje alto de archiveros de escasa experiencia, como suele ocurrir
en la mayoría de países latinoamericanos y también en otras latitudes, en ese caso la norma
deberá ser lo más explicativa posible. Además, reconocemos que no siempre se encuentra un
archivero frente a los archivos, la improvisación aun campea en muchas organizaciones. En
esa situación la norma técnica no deberá ser muy rigurosa en su léxico y alcances técnicos,
habrá que utilizar términos sencillos de entender y desarrollar el mayor número de conceptos
y procedimientos u orientaciones de manera sencilla para lograr una aplicación eficaz.
Pero, no solo los archiveros son destinatarios de la norma, en ocasiones serán los funcionarios
de las dependencias o las secretarias quienes no necesariamente conocen de Archivística,
no obstante deben aplicar la norma técnica en primera instancia, lo cual requerirá del asesoramiento
y supervisión del archivero.
Debemos anotar que no entran en estas consideraciones las normas técnicas para los archivos
emitidas por los organismos internacionales porque se entiende que éstas se dirigen a
un colectivo especializado, lo cual puede distar de la realidad archivística de cada país. En
cambio, si es un tema pertinente cuando se emite una norma técnica nacional o local, donde
el lenguaje utilizado, aun el técnico, debe estar más cerca de su realidad, cuidando de no
afectar su esencia técnica.
Debemos destacar que no siempre el organismo oficialmente competente para emitir una
norma técnica o encargado de la normalización será el que expida la norma para archivos.
En los países donde se han oficializado los sistemas nacionales de archivos, se consigna entre
sus funciones la de normar, de esta manera el archivo nacional o general de la nación es el
organismo competente para aprobar las normas técnicas dirigidas a los archivos públicos e
inclusive puede mencionarse que las entidades privadas podrán adherirse a ellas. En el Perú
tenemos las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos siguientes:
SNA 01 Administración de archivos
SNA 02 Organización de Documentos
SNA 03 Descripción documental
SNA 04 Selección documental
SNA 05 Conservación de documentos
SNA 06 Servicios archivísticos
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.