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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
camos a describir normas relativas al diseño de sistemas, a la integración de sistemas de documentos
con sistemas más amplios de gestión y de gestión de la información, y al análisis
de procesos. A continuación exploramos una noción de metadatos transversal y observada
“desde el interior de un ordenador”, por decirlo de alguna manera, y si es que esto es posible.
Por último, describimos una percepción de la conservación, no desde el establecimiento de
las condiciones mismas de conservación, sino desde el establecimiento de sus condiciones de
posibilidad. Creemos que esta aproximación, basada en sistemas, procesos y lógicas del siglo
XXI, equipa mejor al archivero para enfrentarse a una gestión de documentos que a corto
plazo poco tendrá que ver con el paradigma de gestión de documentos en declive.
Aunque las definimos algo más adelante, en una suerte de taxonomía apresurada de lo que
puede entenderse por norma, no consideramos construcciones distintas a las normas técnicas,
como leyes, políticas o reglas, dado que el texto está orientado a diferentes realidades
nacionales.
Definidos estos criterios y estas restricciones de alcance, quizá convenga preguntarse qué
es una norma. De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Española, una norma es una
“regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.” 1 ; y
una regla, en segunda acepción, es “aquello que ha de cumplirse por estar así convenido por
una colectividad” 2 . Pero esto resulta quizá demasiado genérico y conviene encontrar definiciones
más cercanas a nuestros intereses. Así, por ejemplo, de conformidad con el Proyecto
InterPARES, una norma técnica es “el complejo de pautas establecidas que tratan de hacer
uniformes las características de un producto, un proceso o un servicio dentro o a lo largo
de un sector, un país o un sistema” 3 . En plural, el mismo proyecto define normas técnicas
como “los conjuntos de reglas o recomendaciones a las que cooperativamente se adhieren
entidades pares” 4 . Sin embargo, de conformidad con InterPARES, existen otros conceptos
fuertemente vinculados al de norma técnica. Así, se entiende por “buenas prácticas”
En la aplicación de la teoría a situaciones de la vida real, un procedimiento que, cuando
se aplica adecuadamente, rinde de manera coherente resultados superiores y se
utiliza por tanto como un punto de referencia para evaluar la efectividad de métodos
alternativos en el cumplimiento de la misma tarea 5 .
Una directiva es “una orden o instrucción, especialmente aquella promulgada por una agencia,
órgano corporativo, organización u otra autoridad central” 6 mientras que una recomendación
es
Una declaración u otra indicación de política o procedimiento por el que determinar
un curso de acción, cumplir una tarea dada o lograr un conjunto de fines y objetivos,
formulada por un cuerpo con autoridad para hablar sobre el tema, pero menos vinculante
que una directiva o una norma técnica formal” 7 .
1 Diccionario de la Lengua Española. [Madrid]: Real Academia Española, 2010. URL: http://buscon.rae.es/draeI/
SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=norma (Consulta: 10-11-2010)
2 Ob. cit. URL: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=norma (Consulta: 10-11-2010)
3 InterPARES 2 Terminology Database. URL: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm (Consulta: 10-11-2010)
4 Ob. cit. (Consulta: 10-11-2010)
5 Ob. cit. (Consulta: 10-11-2010)
6 Ob. cit. (Consulta: 10-11-2010)
7 Ob. cit. (Consulta: 10-11-2010)
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2 Normativa de referencia