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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
En el primer caso la ley, tanto la general como la especial emitidas por el legislativo siguen
un procedimiento establecido constitucionalmente hasta su promulgación. Sin embargo, no
siempre la iniciativa de ley parte del legislativo propiamente, por lo general las leyes sobre
archivos o vinculadas a ellos provienen de iniciativas ajenas a ese poder del Estado, debido a
que el interés que impulsa su creación y aprobación difícilmente se encuentra en la esfera de
interés de los legisladores, aunque no descartamos que esto suceda si parte de un legislador
que conoce el área de aplicación en mayor o menor proporción. Pero esto, es la excepción,
en consecuencia las leyes sobre archivos provienen mayormente de la comunidad archivística
en cada país.
Los archiveros o las organizaciones archivísticas son las que normalmente elaboran los anteproyectos
para ser canalizados a través del organismo competente para presentar iniciativa
de ley (puede ser el poder Ejecutivo) o para entregárselos a algún legislador que será el vehículo
para ingresarlos como proyectos de ley al parlamento.
Cualquier ley para archivos deberá cumplir las exigencias semánticas utilizadas por el legislador,
sin embargo, los términos técnicos, en muchos casos, son necesarios e ineludibles.
Hecha esta precisión convenimos que la redacción de cada artículo e inciso del anteproyecto
formulado fuera de la esfera del legislativo, procure ser lo más clara y sencilla posible. No
nos olvidemos que una ley general de protección del patrimonio documental archivístico o
una ley de sistema nacional de archivos, no está dirigida única y exclusivamente a los archiveros
sino a una comunidad más amplia. En el primer caso tenemos a todos los ciudadanos
porque el patrimonio documental archivístico es de todos y en el segundo caso serán, los
archiveros y todos los funcionarios públicos e inclusive las organizaciones privadas que decidan
adherirse al sistema quienes deben conocer los alcances de la ley, entonces, la redacción
debe ser muy cuidada con el fin de que los términos, en la medida de lo posible, sean entendibles
al común de los destinatarios. Del mismo modo cada párrafo elaborado deberá ser de
fácil lectura, sencillez y claridad que lleve a entender inmediatamente el motivo regulado,
de manera que el margen de discrecionalidad, al momento de su aplicación por el órgano
administrativo o jurisdiccional, se vea reducido. Según Manuel Atienza los fines de libertad
igualdad y justicia entran en pugna con los de claridad y precisión:
“Cuando se deja un amplio margen de discrecionalidad al órgano aplicador –con el propósito
de que pueda ejercer su equidad– y se recurre para ello a estándares o principios que,
naturalmente, sólo pueden ser formulados en forma lingüísticamente imprecisa”. 11
Aún cuando el anteproyecto a convertirse en proyecto al ser presentado como iniciativa
del legislador o autoridad facultada a ese acto, fuera redactado cuidando cada término empleado
y sobre todo el motivo a regular, siempre será necesario hacer el seguimiento puntal
del proceso de la norma hasta su promulgación, debido a que en cada estamento existen
equipos, comisiones u oficinas de redacción que revisan el texto final para la firma del funcionario
competente y su respectiva publicación en el diario o gaceta oficial. No siempre
esas unidades orgánicas están imbuidas de cada uno de los términos, párrafos o sentido de
la ley, un cambio en un signo de puntuación, la redacción del articulado correspondiente
o la variación de los términos empleados, así como la secuencia del articulado que sigue el
proyecto, puede cambiar el total sentido de la norma.
11 ATIENZA, Manuel, (2000) “Contribución para una teoría de la legislación”. En: Elementos de Técnica Jurídica, México: Instituto
de Investigaciones Jurídicas, 2000, pp. 24-38.