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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
3. Necesidades legislativas
Los archivos más que cualquier otro sector demandan especial atención normativa en sus
aspectos generales y específicos. Los hechos históricos sobre los daños de diversa índole,
sufridos por los archivos, así lo exigen.
3.1 Aspectos generales
Si partimos de las múltiples necesidades de protección de los documentos de archivo encontraremos
un sinnúmero de aspectos en los que la legislación se hace imprescindible.
Como seres humanos satisfacemos una serie de necesidades, muchas de ellas demandan una
disposición legal que permita cubrir esas necesidades, en la misma forma los archivos no
están exentos de requerir una legislación directamente dirigida a ellos para protegerlos. En
ese orden de ideas las necesidades son múltiples, pero hay algunas que merecen priorizarse,
como las leyes de protección del patrimonio documental histórico; las relacionadas a regular
los archivos públicos, las leyes que no obstante estar dirigidas a otras áreas como la transparencia
de la función pública y la rendición de cuentas, los derechos humanos, la protección
de datos personales, etc. se vinculan directamente con los archivos, porque en todas estas
áreas de interés del administrado están los documentos de los archivos, para hacer viables
los derechos a los que se dirigen ese tipo de leyes, y que de acuerdo con la responsabilidad
tuitiva de los Estados en su relación con los administrados, están obligados a atender.
Juan Alegre y Jesús Alfaro sostienen:
“Una sensata y realista normativa en materia de Patrimonio Histórico, debe partir de
la implicación de los titulares de derechos sobre los bienes que integran el patrimonio
histórico en la tarea de conservación, protección, fomento y tutela de la integridad de
dicho Patrimonio. Para ello es imprescindible que estos titulares hallen incentivos en la
realización de dicha tarea.” 7
Unas de las primeras leyes aprobadas por los Estados han sido las de protección del patrimonio
documental, ya sea en forma expresa o a través de normas insertas en las leyes de patrimonio
cultural. Lo recomendable es una ley exclusivamente dirigida a la protección del patrimonio
documental –mejor aun si se agrega el término ‘archivístico’ en su denominación– para precisar
su ámbito de aplicación debido a que el término ‘documental’ es mucho más amplio, lo
cual en ocasiones, puede conducir a una interpretación fuera del motivo de la ley.
3.2 Aspectos específicos
Así como mencionamos las necesidades legislativas de aspectos generales, también podemos
citar los que requieren de una normativa mucho más puntual. En la misma línea tenemos
aquellas leyes que legislan sobre los denominados sistemas nacionales de archivos que tienen
destinatarios determinados, en este caso estás leyes están dirigidas a los organismos públicos
y si hablamos del sujeto obligado es la administración pública en su más amplio sentido y
particularmente los funcionarios públicos los que deben cumplir con la regulación destinada
al tratamiento, protección, uso y servicio de los documentos que generan en el ejercicio
de sus funciones.
7 RODRÍGUEZ MATEO, Luis, ALEGRE ÁVILA, Juan Manuel, ALFARO AGUILA REAL, Jesús y otros, Escritos jurídicos en memoria
de Luis Mateo. Cantabria: Editorial Universidad de Cantabria, Facultad de Derecho, 1993, p. 4