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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Para que el contenido de la norma técnica tenga carácter obligatorio requiere que se disponga
su aplicación por mandato jurídico, no obstante su carácter de técnica la hace flexible y
permite su adecuación a la situación concreta a la que se aplica. El procedimiento para su
aprobación, publicación y puesta en vigencia se enmarca en la legislación de carácter administrativo
del ordenamiento legal de cada país.
En la elaboración de la norma técnica, como por ejemplo las ISO, no se precisa un objeto
concreto, por el contrario su sentido general es una de las características que la distingue de
la norma jurídica que requiere de un espacio y tiempo determinados para su aplicación. En
estas normas se contienen una serie de principios y reglas que no están dirigidas a un país u
organización en particular y muchas veces ni siquiera a un sector de actividad concreto, sino
que son aplicables en principio, para un conjunto más amplio por lo que ofrece posibilidades
de adecuación para un universo que se internacionaliza y no demanda necesariamente
su inclusión dentro del ordenamiento jurídico de un país.
Podemos anotar las siguientes características de la norma técnica:
2.2.1 Se trata de principios que orientan hacia qué hacer. El cómo hacer corresponde a
la determinación de quien o quienes los asumen y aplican según sus necesidades
normativas.
2.2.2 Flexibilidad de aplicación
Las especificaciones o requisitos técnicos que contiene la norma al ser de aplicación
voluntaria permiten su adecuación a la realidad concreta. Inclusive pueden aplicarse
solo algunas de sus disposiciones, aun cuando su estructura siga una secuencia.
2.2.3 Contribuyen a unificar términos propios del área normada.
En ese sentido facilita la intercomunicación de los usuarios de la norma al adoptar
una terminología que será común entre ellos.
2.2.5 Deberán aplicarse como una guía que se integra con otros procesos o procedimientos
al área específica de aplicación.
El conjunto de normas técnicas, mientras no surja incompatibilidad entre ellas se
pueden aplicar apoyándose unas en otras, por su carácter flexible.
No siendo obligatorias las normas técnicas, su aplicación le otorga un valor agregado al objeto
normado, se entiende que se está asumiendo orientaciones que favorecen ventajosamente
y demuestran la decisión de mejorar la calidad del objeto de aplicación o la presentación del
producto al cual se dirigen.
En materia de archivos las normas técnicas suelen provenir tanto del ámbito internacional
como del nacional. En el primer caso tenemos muestras de muchas de ellas como las
normas ISO aplicables a los archivos y sus documentos. Solo para mencionar algunas,
tenemos las normas ISO: 15489 I y II; ISO 9000, ISO 9706; ISO 11799, ISO 17799,
ISO 18492, ISO 19005-1, ISO 23081, etc. Cada una de estas normas es susceptible de
aplicación en los archivos y sus documentos, contribuyendo a su desarrollo sobre la base
de criterios de actuación que pueden seguir los archiveros para los procesos o procedimientos
que les son aplicables.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.