LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5.4
1. Introducción
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La elaboración de disposiciones normativas
Aída L. Mendoza Navarro
Gerente General de CEPDESA (Centro Estratégico para El Desarrollo Empresarial) (Perú)
En todas las áreas de actividad humana, la legislación, entendida como un conjunto de normas
de diversa categoría y especie, es fundamental para la convivencia en sociedad. No hay
sector que deje de reclamar ante los organismos del Estado encargados de emitir las normas,
la correspondiente norma jurídica que regule la actividad que realiza.
El amparo legal se hace imperativo en un Estado de Derecho y democrático donde cada administrado
respeta las regulaciones pertinentes y de no hacerlo recibe la sanción establecida
según la naturaleza de la infracción y de la penalidad administrativa o jurisdiccional que la
ley permita.
Uno de los sectores que desde décadas viene exigiendo normas más sólidas, rígidas y eficaces
es el de los archivos. No es ajeno para quienes trabajan en éstos o están directamente
vinculados a ellos, por diversas razones, las necesidades normativas que se presentan cuando
vemos la situación en que se encuentran: abandono total, documentos colocados en los
lugares menos apropiados, hacinados por años sin que se les de tratamiento archivístico; o
las preocupaciones que nos surgen cuando vemos que la aplicación de las tecnologías de la
información y comunicaciones (TIC) llegan a los archivos, sin considerar las medidas más
adecuadas para mantener la autenticidad y preservación de los documentos generados en
ambiente electrónico en el largo plazo. Entonces, surge la necesidad de normas –en sus diferentes
modalidades tanto jurídicas como técnicas– que regulen u orienten las aplicaciones
que protejan los documentos y a sus usuarios, que se respeten los derechos de acceso a la información
y que se cumpla la voceada transparencia y la rendición de cuentas documentada,
como una obligación de los funcionarios públicos en la relación Estado-administrado.
La diversidad de necesidades normativas es muy amplia como variado puede ser el tipo de
norma a emitirse, de acuerdo con la técnica jurídica y procedimental apropiada para su elaboración
y aprobación respectivamente, de manera que cumpla con el objetivo de regular
determinado sector de actividad, sobre todo cuando se trata de los archivos donde se presentan
situaciones que merecen disposiciones legales suficientes en torno a su protección, uso,
acceso o valor jurídico; así como en lo referente al tratamiento técnico-archivístico que se le
debe brindar para la gestión de documentos y su conservación mientras se les necesita.
En este espacio trataremos de apuntar algunos planteamientos desde el ámbito jurídico y
técnico normativo que orienten, de manera general, la elaboración de la normativa para la
protección de los archivos y sus documentos.
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5 Funciones de administración del sistema. La elaboración de disposiciones normativas.