LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
-La legislación de cada país se ha ido ocupando de regular la aplicación de las tecnologías
en las instituciones públicas y reconocen el valor legal y probatorio de los documentos y
la información producida en soportes electrónicos. Poco a poco se ha generalizado el uso
de las computadoras por parte de los ciudadanos, y este es un medio idóneo para que ellos
accedan a los documentos de su interés.
Sin perder de vista el problema de la perdurabilidad de estos nuevos soportes, la realidad es
que como lo afirma el señor Alberch Fugueras:
“Es un hecho incontrovertible que las tecnologías de la información han revolucionado
el sistema clásico de acceso y han conferido un innegable valor añadido a la función de
rentabilizar el inmenso capital de información depositada en los archivos. La creación de
potentes bases de datos permite optimizar el contenido de los tradicionales instrumentos
de descripción (guías, inventarios, catálogos) y favorece un efecto multiplicador que
permite al ciudadano un acceso más rápido y eficiente con finalidades administrativas,
jurídicas y científicas” 12
De manera que estas ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías deben ser aprovechadas por los
archivistas, por cuanto es indudable que facilitan el acceso a los documentos y a la información.
-Finalmente es importante reiterar la necesidad de que el funcionario a cargo de los documentos
y los archivos de una institución u organización cuente con una formación profesional en
el ámbito teórico y práctico, para poder liderar una disciplina tan amplia y compleja por la
gran diversidad de tareas que debe afrontar, y que les obligan a tener conocimientos y mantenerse
actualizado no sólo en las funciones técnicas de la archivística, sino necesariamente en
la administración, en las tecnologías de la información y por supuesto en la legislación relacionada.
Esto es imprescindible particularmente en la gestión del acceso y la consulta de los
documentos, por cuanto sin descuidar ni por un momento las limitaciones legales de acceso a
algunos de estos, como lo expresa en el Manual de Archivística el archivero José Ramón Cruz
Mundet13 el profesional archivero debe estar preparado para clasificar y ordenar los documentos
en sus diferentes etapas de acuerdo con los principios archivísticos, y describirlos para
hacer fácilmente accesible la información, mediante los diferentes instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías.
Trabajar en un archivo público o privado, ser el profesional a cargo de los documentos en
cualquier soporte, de una organización o una institución pública, implica grandes responsabilidades.
Una de las más delicadas es precisamente la de facilitar el cumplimiento del
derecho de todo ser humano y de la sociedad, como lo es el derecho de acceso a los documentos
y la información de su interés reconocido en instrumentos legales internacionales,
en la Constitución Política y variadas leyes de los estados iberoamericanos.
Para que una democracia sea efectiva, debe ser transparente y la única vía para alcanzar este
objetivo es facilitar el acceso a los documentos y a la información, para que los ciudadanos
puedan acceder a los servicios a los que tienen derecho, y, puedan exigir una verdadera rendición
de cuentas de sus gobernantes. Es el archivista, en consecuencia, uno de los principales
responsables de que esto se cumpla.
12 ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Op. cit,, pp. 194-195.
13 CRUZ MUNDET, José Ramón, “Funciones de los archivos”. En: Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid. Fundación Ruipérez,
1994, p. 95.