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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
“Todas las disposiciones legales, en especial el derecho de audiencia permanente, absolutamente
fundamental, quedan reducidas a nada si las oficinas de la Administración
no disponen de un sistema de gestión de documentos que haga posible la recuperación
rápida de la información deseada y si los archivos no pueden procurar al usuario unos
instrumentos de descripción e información que alcancen con determinada precisión la
globalidad de los documentos que conservan”. 11
Efectivamente los profesionales responsables de los documentos y archivos de una entidad u
organización deben cumplir con las funciones técnicas de reunir, organizar y describir adecuadamente
los documentos para poder acceder a ellos de forma rápida y segura y recuperar
la información que requieran los usuarios interesados.
Asimismo merece especial mención la importancia de llevar a cabo procesos serios y responsables
de valoración, selección y eliminación de documentos, ya sea que se trate de documentos
públicos secretos o de acceso restringido o documentos privados confidenciales, por cuanto
estos documentos no pueden ser destruidos en forma indiscriminada o ilegalmente.
Debe también insistirse, en que los archivistas deben poner especial atención en la aplicación
de todo tipo de medidas para la preservación óptima de los documentos, tanto en soportes
tradicionales, como, especialmente, en los nuevos soportes electrónicos.
Es fácil comprender que la destrucción de documentos por eliminaciones ilegales o arbitrarias,
o, por una mala conservación de los soportes, elimina toda posibilidad de acceder a la
información que contienen.
-Sin lugar a dudas, es imprescindible que el archivista conozca y cumpla las disposiciones
constitucionales y legales que garanticen el derecho de acceso a la información y las restricciones
legales vigentes en la materia en cada país, respecto de documentos públicos o de
documentos de índole privada, de carácter confidencial. Este aspecto no es optativo. Es
obligatorio. El profesional a cargo puede incurrir en incumplimientos legales, con las consecuentes
sanciones, tanto en el caso de denegar el acceso a documentos públicos que carecen
de restricción, como, en el caso que facilite el acceso a documentos que no corresponde por
considerarse legalmente reservados, clasificados o secretos, o, por ser documentos privados,
confidenciales o del ámbito de la intimidad de los particulares.
El responsable de facilitar los documentos en cualquier soporte en cada institución u organización
debe conocer muy bien los documentos bajo su responsabilidad, cuáles puede o no
facilitar desde el punto de vista legal, y si corresponde denegar el acceso, esto debe comunicarse
al solicitante mediante una resolución fundamentada en las normas jurídicas vigentes.
-Otro aspecto digno de destacarse, es la relevancia que tiene que los profesionales en Archivística
y las autoridades archivísticas de cada país, se involucren y participen activamente
en los procesos de aprobación de normas jurídicas que afecten directa o indirectamente el
acceso a los documentos y la información, en particular deberían ser promotores de proyectos
de ley que favorezcan la protección, conservación, organización y facilitación debida
a los documentos y los archivos, y especialmente, de normas jurídicas que bajen los plazos
de acceso a los documentos llamados clasificados o secretos, y respecto a los documentos
privados, considerados confidenciales.
11 ALBERCH FUGUERAS, Ramón, Los Archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. 1ª ed. Barcelona.
Editorial UOC, 2003, pp. 196-197.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.