LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.
384
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
inmediatamente se piensa en la información y en las políticas para lograr su máximo aprovechamiento.
Inclusive se vincula el término con conceptos políticos como la democracia,
la gobernabilidad y la legitimidad de los gobiernos, de manera que si se brindan las facilidades
para acceder a la información, se dice que estamos frente a un gobierno que se desenvuelve
dentro de los mencionados conceptos políticos, gozando del reconocimiento de
la población. Si sucede lo contrario se identifica al gobierno como dictatorial o autoritario,
lejos de los principios democráticos que exigen determinadas libertades para que los ciudadanos
sientan que se respeta su derecho a informarse, a conocer lo que sus autoridades
hacen y cómo invierten sus recursos financieros, que es el dinero de todos los ciudadanos.
Entonces, si los ciudadanos ejercen plenamente sus derechos se puede afirmar que se están
respetando los principios democráticos que la Constitución Política consagra. Pero, ¿la
preocupación por el acceso a la información o la preocupación por las medidas para lograr
eficientes flujos de información, se condicen con el tratamiento, cuidado o protección de
los documentos de los archivos? Si así fuera, no encontraríamos con cierta reiteración archivos
en total abandono, documentos deteriorados o acumulados en vetustos ambientes,
lejos de toda medida de seguridad. Los responsables – desde el más alto nivel – no comprenden
que si no contamos con los documentos, no tendremos información. En consecuencia,
si no se toman medidas inmediatas para salvar los archivos ¿de qué información
estamos hablando?, ¿Cómo cumplirán los funcionarios con los preceptos constitucionales
sobre el acceso a la información pública?” 9
En consecuencia, la transparencia y la publicidad del quehacer de las instituciones públicas,
y el cumplimiento efectivo del derecho de acceso a los documentos públicos es una medida
del grado de democratización de los estados, y requiere que los documentos y archivos de
estas entidades gocen de una eficaz protección estatal y del tratamiento, organización y cuidado
de profesionales responsables.
-Asimismo es necesario brindar el debido tratamiento archivístico y garantizar el acceso a los
documentos conservados en los llamados archivos privados y particulares.
De acuerdo con la recomendación de los reconocidos especialistas españoles Ramón Alberch
Fugueras y José Ramón Cruz Mundet, esto puede lograrse por dos medios:
“Por una parte fomentando la responsabilidad de los propietarios físicos o jurídicos de
estos fondos para que faciliten su acceso a los investigadores; por otra, apostando por la
plena integración de estos archivos o, en su caso, de la información que contienen en
los archivos públicos. Se adopte una fórmula u otra, el objetivo es ofrecer a los usuarios
unos fondos documentales ricos y diversificados, plurales en contenido y procedencia y
en los cuales la frialdad de la documentación administrativa oficial se complemente con
la minuciosidad y cotidianidad de mucha documentación de procedencia privada” 10
- En consecuencia el trabajo profesional de parte de los archivistas es un requisito fundamental
para que sea posible cumplir con una adecuada gestión de acceso y consulta de los
documentos conservados tanto en archivos públicos como en archivos privados. En esto
hay coincidencia por parte de gran cantidad de especialistas, como es el caso de un archivero
español Ramón Alberch Fugueras quien afirma enfáticamente y con sobrada razón que:
9 MENDOZA NAVARRO, Aída Luz. Op cit. pp 31-33-
10 ALBERCH FUGUERAS, Ramón, CRUZ MUNDET, José Ramón, ¡Archívese! Los documentos del poder. El poder de los documentos.
1º ed. Madrid: Alianza Editorial S.A., 1999, pp. 173-179.