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2 Administración de documentos y archivos Textos fundamentales Normativa de referencia Delgado Gómez, Alejandro Archivo Municipal de Cartagena (España)
2 Normativa de referencia 38 1. Introducción Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales El presente capítulo se enfoca sobre la presentación de lo que podrían considerarse como las principales normas de referencia, a nivel internacional y, en menor medida, nacional, estatal o regional, relativas a la gestión de documentos. Debido a la proliferación de tales normas y a las necesidades de extensión del texto, se han establecido ciertas restricciones de alcance, así como ciertos criterios de ordenación, que creemos tener el deber de explicar. Así, en primer lugar, se ha tomado en consideración el hecho de que una norma haya sido promulgada, o haya sido tomada en consideración para su estudio y en su caso aprobación, por un organismo acreditado, por ejemplo, la Organización Internacional de Normalización (ISO), a través, aunque no exclusivamente, de su Sub-Comité 11 (Archives/Records Management), perteneciente al Comité Técnico 46 (Information and Documentación); el DLM-Forum, el World Wide Web Consortium, ANSI/NISO, distintos archivos nacionales, diferentes gobiernos de distinto rango, etc. Ello no significa, no obstante, que se hayan incluido normas de todos estos organismos. Antes al contrario, la selección es muy reducida y no siempre aparece la norma o el organismo que uno esperaría ver aparecer. Para decidir la inclusión o la exclusión de una norma nos hemos apoyado en su grado de consolidación, en su adecuación a la realidad contemporánea de gestión de documentos, en su originalidad y, en menor medida, en su extensión espacial. Pero, sobre todo, hemos adoptado como criterio principal el que las normas respondieran a las realidades emergentes de la gestión de documentos. Este punto de vista ha primado sobre cualquier otro, lo que explica el carácter aparentemente heterogéneo del presente capítulo y el escaso número de normas descritas, así como el carácter a simple vista secundario de algunas de ellas. Sin embargo, nos ha parecido de sentido común describir normas que abordan un espacio digital cada vez más complejo y distribuido, una creciente orientación hacia el proceso, más que hacia el documento; una interpretación de los documentos desde el punto de vista de lo que sucede “dentro del sistema”; y un entorno mudable donde la conservación sólo puede ser considerada de manera proactiva. No nos han parecido tan interesantes normas que, si bien susceptibles de contener pautas adecuadas, no priman tales consideraciones. Por supuesto, esto deja fuera muchas normas que quizá sean interesantes y relevantes; quizá por este motivo, el presente capítulo no es apenas sino una somera descripción de normas, que se atiene humildemente en la mayor parte de los casos a la letra de las mismas. Ello se debe al hecho de que la moderna gestión de documentos, como reflejo de los actuales procesos de producción, gestión, conservación y uso de documentos, terriblemente complejos y distribuidos, está deviniendo a su vez más y más interdisciplinar, compleja y especializada, de tal modo que, en nuestra opinión, no es posible establecer el límite normativo de la gestión de documentos tradicional, en la medida en que conocer las normas que establecen formatos de conservación a largo plazo de documentos, por ejemplo, puede ser tan crucial, o más, que conocer las normas que permiten describir documentos, ellas mismas cruzadas por normas procedentes de otras disciplinas. Por otra parte, y aunque pueda parecerlo, el orden en el que se presentan las normas seleccionadas no es aleatorio. En primer lugar, esbozamos brevemente la sustancia de la que en este momento es la norma de gestión de documentos por excelencia, aunque problematizamos, también de manera breve, su viabilidad. En segundo lugar, y puesto que en los actuales espacios digitales los documentos son entidades evanescentes y reflejos de procesos, nos apli-
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