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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
3. Situación legal en Costa Rica
Es necesario aclarar que Costa Rica carece de una ley que regule en general las diversas situaciones
en relación con el derecho de acceso a la información pública, así como los límites
de ese derecho. Sin embargo las normas vigentes que regulan la materia son de carácter
constitucional y se cuenta con una amplia jurisprudencia de la Sala Constitucional de la
Corte Suprema de Justicia, fundamentada en las normas constitucionales dichas, principios
generales del derecho, y algunas normas legales vigentes relacionadas.
De acuerdo con los artículos 27 y 30 de la Constitución Política y los principios del derecho
tales como el de legalidad, transparencia administrativa, igualdad, publicidad, entre otros,
todos consagrados también en la Constitución Política, los ciudadanos individual y colectivamente
tienen libre acceso a los documentos y la información sobre asuntos de interés público
custodiada por todas las instituciones del Estado, y las oficinas públicas deben facilitar
los documentos y la información usualmente en un plazo máximo de 10 días hábiles, sin
importar el motivo por el cual el interesado lo solicita. Reiteradamente la Sala Constitucional
ha considerado que esta es una obligación propia de un Estado democrático y pluralista,
que tiende a dar transparencia y claridad a la actuación administrativa.
La Administración no puede vedar del conocimiento público la información que produce y
custodia, salvo en casos excepcionales dispuestos por la propia Constitución Política o en leyes
especiales. La Administración carece de discrecionalidad para declarar confidencial algún documento,
aunque este se encuentre en trámite y sea custodiado en archivos de gestión.
Es comprensible que una garantía de acceso tan amplia, implica que necesariamente los archivos
de gestión y centrales de las instituciones del Estado deben estar muy bien organizados,
de manera que en tan corto plazo, los funcionarios a cargo puedan facilitar al solicitante
los documentos y la información que requieren. Lo anterior por cuanto, el interesado al que
se le deniegue este derecho constitucional, puede acudir a través de un recurso de amparo
ante la Sala Constitucional, la que sistemáticamente fallará a su favor y obligará a la entidad
a facilitar de inmediato los documentos y la información al interesado.
Como se dijo, el ejercicio de los derechos fundamentales de libre acceso y petición y pronta
respuesta no son ilimitados. De acuerdo con el abogado costarricense especialista en el
tema, Jorge Córdoba Ortega6 estos derechos tienen límites intrínsecos y extrínsecos. Dentro
de los primeros, el propio derecho constitucional de acceso a la información establece dos
límites: que los documentos se refieran a asuntos de interés público (es decir, que no se trate
de asuntos privados, confidenciales, del ámbito de la intimidad de los particulares), y, los
documentos conocidos como secretos de Estado, considerados por la doctrina nacional e internacional
como informaciones especialmente sensibles que se deben mantener en secreto
para prevenir daños al interés público, a la seguridad y defensa del Estado y a las relaciones
exteriores del país.
De acuerdo con en el artículo 10 de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos de
1990 se garantiza el libre acceso a todos los documentos públicos que producen y custodian
las instituciones del Estado y agrega que si se trata de secretos de Estado o de documentos
de acceso restringido, pierden esa condición después de 30 años de producidos.
6 CORDOBA ORTEGA, Jorge, “El acceso a la información en el marco constitucional”. En: Memoria XX Congreso Archivístico
Nacional. El archivista en un mundo cambiante. Archivo Nacional de Costa Rica, 2009, pp. 39-98.