LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
sino de todos los funcionarios y servidores del Estado que producen y se sirven de los
documentos de la gestión que realizan” 3
Es lamentable confirmar a través de diversos análisis y estudios realizados en iberoamérica 4
que aún en la actualidad más del 50% de los países de la región carecen de una ley general
que norme el quehacer de sus archivos, así como de la posibilidad de brindar una formación
profesional a los archivistas, lo cual como se dijo, afecta negativamente el acceso a los
documentos.
2. Aspectos legales
El archivista peruano Mario Cárdenas Ayaipoma afirma que “El acceso a los documentos
fue limitado desde el surgimiento de los archivos como entidades encargadas de conservar
los documentos producidos por el Estado” 5 . Efectivamente la norma general en el funcionamiento
de las instituciones estatales fue la reserva, la confidencialidad y el secreto de la
mayor parte de las gestiones, y sistemáticamente se denegaba el acceso a los documentos
públicos a los particulares interesados, lo que produjo críticas al aparato burocrático que
limitaba el acceso a la información, basándose en las potestades de imperio que cobijan la
función del Estado.
La evolución de la sociedad fue cambiando poco a poco estas normas y costumbres, y hoy
en día en la mayor parte de países donde existen sistemas democráticos y representativos, el
marco jurídico incluye normas que garantizan el ejercicio pleno de los derechos individuales
frente a las potestades públicas, entre ellas, normas que facilitan el acceso de los ciudadanos a
la Administración del Estado, así como a los documentos y la información pública y además
brinda las herramientas para la protección y conservación de este derecho.
La doctrina jurídica en general es coincidente en que en la actualidad el derecho a la información
es un derecho del ser humano, una libertad pública individual, y es a la vez un derecho
social para que la ciudadanía pueda conocer y participar en la toma de decisiones que
afectan a la colectividad. De manera que los ciudadanos tienen tres facultades claramente
definidas: la facultad de recibir, de investigar y de difundir información de los documentos
y archivos estatales.
Tratamiento diferente reciben los documentos de entidades privadas, sean de carácter económico,
cultural o social, por cuanto la tendencia general es que la normativa jurídica más
bien proteja la confidencialidad de dichos documentos e impide el acceso a terceros interesados.
El conocimiento y la comunicación de los documentos y la información de carácter
privado sólo procede con el consentimiento previo del derecho habiente, lo que hoy en día
se conoce como el derecho a la autodeterminación informativa, aún cuando estos documentos
se encuentren en expedientes o archivos estatales.
3 MENDOZA NAVARRO, Aída Luz., Transparencia vs Corrupción. Los Archivos. Políticas para su protección. 1º ed. Lima:. Textos
Editores, 2004, pp. 26-28.
4 CHACON ARIAS, Virginia, “Debilidades y fortalezas en el desarrollo archivístico latinoamericano. Áreas prioritarias de acción”.
En: Revista del Archivo Nacional, nº 1-2007. Archivo Nacional de Costa Rica, 2007; pp. 71-106.
5 CARDENAS AYAIPOMA, Mario, “La accesibilidad a los documentos archivísticos”. En: Accesibilidad a los documentos archivísticos.
Opiniones y lineamientos. 1º ed. Lima. Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1994; pp. 9-13.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.