LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de acceso y consulta de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
1.4 Asimismo el archivista no debe conformarse con conservar, organizar y facilitar los
documentos generados en las instituciones públicas o estatales. Al contrario debe ser
conciente de la relevancia que tiene para un ciudadano acceder, para diversos fines, a
documentos propios de archivos privados o particulares, de variado contenido y procedencia,
y que constituyen un importante complemento de los documentos oficiales tales
como los archivos de diversas iglesias, familias, personalidades, empresas, asociaciones,
partidos políticos, sindicatos, entre otros.
Estas tareas, que en algunos casos parecen elementales, presentan un nivel de cumplimiento
poco homogéneo en los diversos países de iberoamérica. Lamentablemente un importante
porcentaje de países no cuenta aún con la posibilidad de formación profesional de sus archivistas,
y únicamente 7 países cuentan con leyes que regulen el funcionamiento, competencias
y responsabilidades de sus archivos. Ambos factores, entre otros, denotan el desinterés
de estos Estados en asumir su responsabilidad de velar por los documentos y su utilización,
lo cual sin lugar a dudas afecta el acceso a los documentos y los archivos como parte del
Derecho a la información de los ciudadanos.
La archivista argentina Susana Cristina Gordo, comenta en el artículo “Factores que se oponen
a la accesibilidad a los documentos archivísticos” lo siguiente:
“Ahora bien ¿cuántas veces veremos en los archivos administrativos que la realidad se
ajusta a la teoría? Muy pocas. En consecuencia, los Archivos Generales, ante la necesidad
de salvaguardar el patrimonio, se ven obligados a recibir material sin clasificar - o
deficientemente clasificado – sin ordenar y con precaria o ninguna descripción. ¿Está
ese material en condiciones de ser consultado? ¿Conserva su integridad? ¿Puede hablarse
de una explotación total del fondo? La respuesta es obvia y he aquí una de las causas
primeras que impiden la liberación de la consulta” 1
Y agrega más adelante refiriéndose a un ejemplo:
“Se hace aquí referencia a abandono, con el consiguiente deterioro y pérdida de información
en lo que hace a la institución oficial, y de extravío en lo que atañe a la privada. En
ambos casos la consecuencia es la imposibilidad de acceso y la reflexión más simple: no
hubo en esos organismos un archivero que organizara y protegiera los fondos” 2
Asimismo, la archivista y abogada peruana Aída Luz Mendoza Navarro manifiesta su preocupación
en el mismo sentido:
“La caótica situación en que se encuentra la mayoría de los archivos de los organismos
públicos pone en permanente peligro de pérdida de los documentos que se generan en el
cotidiano quehacer de la administración del Estado en todos sus estamentos. En realidad
no permite garantizar su conservación integral, lo que impide su uso cuando son requeridos
para los fines probatorios que le son implícitos…
Lamentablemente la situación de los archivos peruanos no es lo satisfactoria que debiera
ser…poco o nada se ha avanzado teniendo en cuenta que la responsabilidad sobre la
protección de los archivos públicos no es únicamente del Archivo General de la Nación,
1 GORDO, Susana Cristina, “Factores que se oponen a la accesibilidad a los documentos archivísticos”. En: Accesibilidad a los
documentos archivísticos. Opiniones y lineamientos. 1º ed. Lima: Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1994; pp.
29-36.
2 GORDO, Susana Cristina, Op.cit.