LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
contendrá, como mínimo, la siguiente información:
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Análisis de situación y evaluación de actuaciones acometidas el año anterior.
Actuaciones previstas en lo referido a gestión de personal: con mención de las incorporaciones
previstas a través de empresas de servicios, becarios, etc.
Principales actividades a desarrollar en las áreas de dirección, administración, económicoadministrativa,
etc.
Medidas previstas para prevención de riesgos, ahorro energéticos y similares.
Inversiones previstas en nuevos equipamientos, en particular sistemas informáticos.
Trabajos archivísticos previstos (organización y descripción; conservación y restauración;
digitalización y reprografía; atención al público y difusión; biblioteca auxiliar).
Actividades culturales y de difusión previstas.
5.2.1.2 Identificación y formulación de proyectos
Las actuaciones/proyectos deben documentarse, ponerse por escrito al igual que los procedimientos,
en base a una metodología determinada. El llamado ciclo del proyecto lo
divide en cuatro o seis fases según los autores, desde su inicio hasta el final. Nosotros, a
efectos de la gestión de recursos, los dividiremos en: identificación, formulación, ejecución
y evaluación.
En la primera fase, se elabora una ficha de identificación que contendrá: el título del proyecto,
su objetivo, una descripción breve, indicación de si existirán otros participantes o
financiadores, qué indicadores se utilizaran para medir el cumplimiento o no del proyecto,
las fuentes para verificar si estos indicadores se han alcanzado y una estimación presupuestaria.
En el ámbito de la gestión cultural, la identificación de proyectos es una herramienta
ineludible para obtener financiación, y suele utilizarse esta versión inicial la que se presenta
a diversas instancias para recabar subvenciones y patrocinios. 108
El documento de formulación contendrá mayor información que la aportada en la ficha de
identificación. El objetivo podrá descomponerse en objetivo específicos en caso de que se
trate de un proyecto complejo que precise una EDT 109 . En la descripción del proyecto deberán
descomponerse todas las actividades que van a desarrollarse así como una relación detallada
de los recursos materiales y humanos que participarán. Este dato nos es de la mayor
importancia ya que proporciona datos exactos de nuestra inmediata necesidad de medios.
También habrá que detallar en organigrama funcional qué roles y responsabilidades desempeñan
los diferentes agentes del proyecto: jefe-responsable, financiadores, patrocinadores,
destinatarios, etc. Por último habrá que detallar un cronograma completo de las operaciones
y actividades a desarrollar.
Bien es cierto, y esto debe quedarnos claro desde el principio, que la formulación de un
proyecto implica una inversión de tiempo y de esfuerzo intelectual importante. Por lo
tanto su diseño y redacción debe valorarse en estrictos términos de economía de medios,
es decir, no es lógico formular proyectos para actuaciones de muy corta duración o de
108 Cfr. ROSELLó, David, Diseño y evaluación de proyectos culturales. Barcelona: Ariel, 2008; pp. 27-29.
109 Ver punto 5.3.2.