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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
miento, así como su “visión”, su principal objetivo a medio y largo plazo en relación con
el exterior, es decir, sus señas de identidad en lo referente a expectativas. Existen planes
generales de gestión cultural, de patrimonio, de bibliotecas, de archivos, etc. 107
• Nivel programático: en él se definen los objetivos específicos que persigue el sistema u organización
en sectores concretos de actuación ya sean funcionales, territoriales, etc. Este nivel
se materializa en la redacción de documentos llamados “programas” que suelen plantearse a
medio plazo. A veces los niveles estratégico y programático se fusionan en un plan-director.
Existen programas de fomento de la lectura, o de salvaguarda de archivos privados, etc.
•
Nivel operativo: los planes y programas se materializan en “actuaciones”, es decir acciones
únicas que buscan modificar una situación dada para conseguir un objetivo concreto.
Son estas actuaciones las que se formulan por medio de “proyectos”, documentos donde
se explica qué actividades y tareas se desarrollarán como parte de la actuación y que fin
persigue ésta; qué dotación de recursos económicos, materiales y personales son precisos
para lograrlo; y cual será el plazo para hacerlo. Por ejemplo, una conversión retrospectiva
de un fichero manual puede ser un proyecto, así como el arreglo de las goteras del edificio
o la organización de una exposición.
Planes, programas y proyectos son nuestras herramientas para la planificación del trabajo en
un sistema de gestión de documentos y de archivo (figura 9).
Figura 9: Un esquema jerárquico de los instrumentos de la planificación, que se dividen en
dos niveles principales, el programático y el operacional.
Los planes anuales son un caso particular de planificación a nivel programático por periodos
cortos. Es conveniente que en el último trimestre de cada año el sistema o archivo realice
un plan anual de actuaciones, tanto específicas de archivísticas como de gestión común, que
107 Por citar un par de ejemplos en internet, el Plan estratégico de Cultura de la Ciudad de Buenos Aires 2001-2010 [en línea:]
[consulta: 19 enero 2011]; o el Primer Plan Estratégico 2008-
2011 de la Biblioteca General de la Universidad de Alcalá [en línea:] [consulta: 19 enero 2011]
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.