LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5.2.1 Proyectos
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Proyecto viene del latín proiectus, un verbo que significa arrojar, lanzar hacia delante. Ese es
el sentido último del término, proyectarse al futuro. De acuerdo con la definición del Project
Management Institute –la asociación internacional de profesionales dedicados a la gestión de
proyectos– un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único 101 .
Un proyecto posee una serie de características: 102
•
Orgánicos: Los proyectos se realizan en las organizaciones.
• Objetivos: deben lograr un objetivo predefinido que puede ser la generación o mejora de un
producto o servicio. Los objetivos del proyecto son coherentes con los de la organización.
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Sentido: Tienen un carácter “único”, singular por lo que se diferencian de las actuaciones
rutinarias de la organización.
Recursos: se le asignan unos determinados recursos económicos y humanos para conseguir
los objetivos marcados.
Plazos: tienen un principio y un final. Cuentan con un plazo temporal para su realización.
Planificación: las interdependencias entre las actividades presentes en los proyectos hacen
que sea necesario realizarlos siguiendo una secuencia lógica planificada de antemano.
Si gestionar por procesos nos es muy útil para describir los procedimientos que ya están en
nuestro archivo, la herramienta de los proyectos nos permitirá planificar, ejecutar y evaluar
cargas de trabajo extraordinario y de larga duración.
Un proyecto puede poseer en su interior procesos ya identificados. Por ejemplo: dentro
del proyecto “Organización de una exposición sobre el Bicentenario de las Independencias
iberoamericanas” podremos encontrarnos los procedimientos “Préstamo de piezas para exposiciones”,
“Emisión de nota de prensa” o “Elaboración de publicaciones”. Esto no es contradictorio,
al contrario, cuanto más procesos identificados poseamos dentro un proyecto
mejor dimensionaremos sus necesidades de recursos.
Un proyecto debe ser coherente con los objetivos y funciones del archivo o de lo contrario
estará abocado al fracaso aunque haya sido identificado y formulado con gran detalle:
simplemente no tendrá garantizada su sostenibilidad futura. Desde luego, los proyectos de
Archivo no debieran improvisarse por motivos de urgencia u oportunidad.
5.2.1.1 Planificación, objetivos y proyectos
En un Sistema de Gestión de Documentos y de Archivo la eficiencia del trabajo desarrollado
será mayor cuanto mejor se haya planificado previamente. Esto, que parece una verdad
de Perogrullo, no debe serlo tanto cuando aún no ha sido asumida por toda la comunidad
profesional de archivos que, en demasiados casos, siguen practicando la toma de decisiones
sobre la marcha y la improvisación de soluciones para afrontar los desafíos del servicio 103 .
101 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Atlanta, 2008; p. 9. Vid. La
página del PMI puede consultarse [en línea] < http://���.pmi.org> [consulta: 26 enero 2011].
102 RUBIO HERNÁNDEz, Alfonso, Modelos para la elaboración de proyectos archivísticos. Cali: Universidad del Valle, 2007;
pp. 13-14.
103 Como en otros casos ya citados también en éste dominio de estudio la biblioteconomía parece habernos tomado la delan-
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.