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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
ceso de ingresos son: el ingreso de documentos, la ocupación de depósitos y el crecimiento
anual. Para el proceso de descripción, los indicadores son: unidades documentales descritas
y otras descripciones realizadas.
5.1.3 Calidad
La redacción de manuales de procedimientos –que algunos autores identifican formalmente
con los catálogos de procesos– es una de las condiciones para poder gestionar por procesos
una organización y, por tanto, para implantar en ella sistemas de calidad total. La gestión
por procesos es un requisito imprescindible para obtener una certificación EFQM o de la
familia de normas ISO 9000 98
Debido a esta relación, muchos enfoques teóricos consideran que la gestión por procesos,
el trabajo por objetivos, la planificación de proyectos, la gestión de recursos, en fin, forman
parte de las herramientas de la gestión de calidad 99 . Sea como fuere, el hecho es que podemos
implantar en nuestro sistema todos los instrumentos anteriores sin que nos mueva el
objetivo de la calidad o su certificación. Debemos de tener en cuenta, eso sí, que los recursos
de los que disponemos miden la calidad a la que podemos aspirar: no debemos marcarnos
objetivos inalcanzables o, lo más frecuente, insostenibles, en esta materia. Después de
todo, la gestión de la calidad sólo es un medio, nunca un fin. La opinión contraria es una
desvirtualización debida al deseo prioritario de los responsables políticos por obtener sellos
EFQM para exhibir como éxito de gestión antes que por racionalizar verdaderamente el
funcionamiento de la organización. 100
5.2 Gestión y Administración de Proyectos
Como hemos visto, la gestión por procesos es una metodología de trabajo que nos permite
monitorizar el funcionamiento de nuestro archivo con mucha precisión. Gracias a los cuadros
de acciones y a los indicadores de los procesos podemos conocer cuales son los recursos
que usamos o debemos poner en juego para mantener en marcha nuestros procedimientos
específicos: ingresos, identificación, valoración, selección, etc.; pero también los ordinarios:
registro administrativo, compras centralizadas de material, mantenimiento del inventario
de bienes, etc.
Pero ¿y que ocurre con los procesos extraordinario? Es decir ¿Cómo conocemos cuáles son
los recursos que debemos emplear para atender actividades planificadas a futuro? La respuesta
está en los proyectos. Irónico
98 Cfr. MURILLO GARCÍA-ATANCE, “Procesos…”; pp. 125-126.
99 De hecho el capítulo sexto de la estructura de la ISO 9001:2008 está dedicado a la gestión de los recursos distinguiendo los
recursos humanos y materiales y el ambiente de trabajo. Es lo mismo que se afirma, por ejemplo, acerca de la normalización,
imprescindible en la administración de archivos; vid. HEREDIA HERRERA, Antonia, “Descripción y normalización”. En: Boletín
de la ANABAD, xLI, 2, (1991), pp. 51-59; o acerca de las cartas de servicio, vid. RODRÍGUEz BARREDO, Julia María; CERDÁ
DÍAz, Julio, “En busca de la calidad: Las cartas de servicio como fórmula de compromiso con los ciudadanos”. En: Boletín de
la ANABAD, xLIx, 3-4 (1999); pp. 223-236.
100 Por generalizar aún más: la implantación de un sistema de archivo también es un elemento necesario para la gestión integral
de la calidad en una organización; cfr. ROBERGE. Lo esencial....; p. 24. Para dos enfoques diferentes sobre la calidad, uno
más técnico y otro más mordaz respectivamente, vid. MERINO FLECHA, Eva, “Sistemas de evaluación y herramientas de
mejora en la gestión de archivos”. En: Tria, 15 (2009); MARTÍNEz GARCÍA, Luis, “La prestación de servicios de calidad en los
archivos”. En: Boletín de la ANABAD, 1 (2009).