LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Informatizar los procedimientos.
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Servir de base para la adopción de un documento de buenas prácticas.
Un manual puede catalogar tanto los procedimientos comunes de la organización –gestión
directiva, contable, de personal, etc.– como procedimientos específicos. Además contiene de
manera organizada para su fácil localización, toda la legislación y normativa (leyes, decretos,
órdenes, circulares, etc.), así como impresos y modelos de documentos. Cada procedimiento
suele imprimirse en hojas removibles dentro de un fichero de anillas o una carpeta similar,
que permita actualizar, agregar o retirar hojas sin que sea precisa la reimpresión completa
del manual.
Algunos procedimientos comunes Algunos procedimientos específicos
Simulacros de extinción de incendios y evacuación Información al investigador
Compra de equipamientos homologados Préstamo de Documentos
Expedición de copias certificadas Resolución de Consulta
Cesión de espacios para eventos Transferencia entrada
Registro de documentación Petición de consulta
Solicitud de vacaciones Descripción
Atención al usuario Valoración
La normalización de procesos y procedimientos en los archivos, la elaboración de estándares
aceptados por todos, es una de las tareas de futuro más interesantes planteadas hoy en día en
el panorama archivístico internacional.
5.1.2 Indicadores de gestión
Hemos visto en el punto 2.1.1 cómo es posible determinar las necesidades de personal de un
sistema de gestión de documentos y de archivo analizando las características del servicio –el
volumen de la documentación que conserva, el número de departamentos a los que atiende,
etc.– para transformarlas en un serie de indicadores estándar.
Para ser eficientes, hay que medir; y eso solo es posible hacerlo de modo veraz, objetivo e
inequívoco por medio de indicadores de gestión 96 , los cuales permiten:
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Conocer en porcentaje, tiempo, número o coste, los procesos que realiza la organización.
Parametrizar, en base a estos indicadores, la planificación muy exacta de los objetivos de
la organización
Evaluar el grado justo de cumplimiento de objetivos planificados, comparando los indicadores
esperados con los realmente alcanzados.
Racionalizar al máximo la gestión de la organización, destinando los recursos necesarios
a cada proceso y conociendo, por tanto, cuales hay que aplicar en cada momento.
¿Y cuáles son esos indicadores en el trabajo de archivos? La Mesa de Trabajo de Archivos de
la administración local en España ha identificado una serie de indicadores de gestión capaces
de informar en diversos procesos archivísticos 97 : los indicadores, por ejemplo, para el pro-
96 Vid. NÚñEz FERNÁNDEz, Eduardo, “Los indicadores de gestión en los servicios de archivo de las administraciones locales”.
Ponencia en la XXIII Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local, Córdoba, 30 de marzo a 1 abril de 2006.
97 Estos procesos son: ingresos; identificación, valoración, selección y eliminación; descripción; conservación preventiva e instalación;
reproducción con finalidad de conservación; restauración; consultas; préstamo; reproducción de documentos; gestión
de quejas y de sugerencias y actividades de formación y de difusión; cfr. MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE ADMINIS-
TRACIóN LOCAL, Indicadores de gestión para los archivos de la administración local. Valladolid, 2010; pp. 33-40.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.