LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
antecesores y empiezan de nuevo, cuando sería mucho mejor continuar lo anterior, con las
debidas modificaciones y mejoras” 91 .
Cuando se hayan identificado todos los procesos del sistema pueden agruparse en una única
herramienta grafica, el mapa de procesos (figura 8). 92 En el Mapa pueden agruparse los
procesos en tres categorías: procesos clave, que generan servicios directos para los usuarios;
procesos estratégicos, los relacionados con la toma de decisiones que alcanzan a toda la organización;
y, en lo que nos afecta, los procesos de soporte, es decir aquellos que proporcionan
la logistica del sistema para que pueda ejecutar sus procesos clave.
Figura 8: Un ejemplo de mapa de procesos de un sistema de archivos: el del Ayuntamiento de
Logroño. Fuente: MURILLO GARCÍA-ATANCE 2009: 139.
La gestión por procesos es uno de los campos donde la archivística puede demostrar su gran
utilidad para la modernización y racionalización del trabajo en las organizaciones. La identificación
de los procesos existentes o la modelización 93 de otros nuevos es una tarea que precisa
conocimientos especializados en identificación y clasificación de series documentales, o en
descripción y valoración documental: el archivero es el especialista idóneo para esta labor 94 .
91 Cfr. TANODI, Manual…; p. 221.
92 Cfr. MURILLO GARCÍA-ATANCE, “Procesos…”; pp. 137-140.
93 La modelización consiste en la parametrización informática de un proceso ya identicado para su manejo en un entorno electrónico;
vid. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, Metodología de modelización de procedimientos administrativos.
Madrid: MAP, 2006.
94 Cfr. CRUz MUNDET, La gestión…; pp. 148-149. Citando un ejemplo reciente, el Servicio de Archivo Municipal de Logroño
participa activamente en la identificación de los procesos administrativos del ayuntamiento de la ciudad con objeto último de
elaborar un mapa de procesos para el Plan Estratégico Municipal 2010-2012 [en línea:]
[consulta: 24 enero 2011]. Agradezco a la Archivera Municipal, Isabel Murillo,
sus orientaciones para la redacción de estas líneas. También el Servicio de Archivo de la Universidad Pública de Navarra ha
colaborado en la elaboración del Manual de procedimientos administrativos de la Universidad a partir de la identificación de
las series documentales que produce la universidad; cfr. UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA, Manual de procedimientos
administrativos de la Universidad Pública de Navarra. Pamplona, 2003; p. 11.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.